【テンプレ】不採用通知の例文15選！選考段階別テンプレートと書き方のポイントを解説！

採用活動において避けて通れないのが不採用通知の送付です。応募者への配慮を欠いた通知は企業のブランドイメージを損なう恐れがあり、適切な対応が求められるでしょう。

本記事では、選考段階別の例文テンプレートや書き方のポイントを詳しく解説し、採用担当者が直面する課題を解決します。不採用通知の書き方から効率化のコツまで、実践的な内容をお伝えします。

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不採用通知とは？送る目的と重要性

不採用通知とは、採用選考の結果として応募者に不採用の旨を伝える公式な連絡のことです。この通知は単なる結果報告ではなく、企業と応募者の関係を良好に保つための重要なコミュニケーションツールでもあります。適切な不採用通知により、企業の信頼性を保つことができるでしょう。

応募者は貴重な時間と労力を割いて選考に参加しているため、結果を明確かつ丁寧に伝えることは企業の責任といえます。不採用通知を送る最大の目的は、応募者に対する誠実な対応を示すことです。適切な通知は、応募者の企業に対する印象を維持し、将来的な関係構築の基盤となります。

また、不採用通知は企業のブランドイメージに直接影響を与えるでしょう。丁寧で配慮のある通知は、応募者が周囲に企業の良い印象を伝える可能性を高めます。

逆に、無礼な対応や通知の遅れは、SNSや口コミサイトでの悪評につながるリスクがあります。さらに、法的観点からも不採用通知は重要な意味を持ちます。適切な記録を残すことで、後日のトラブルを防ぐ効果も期待できるのです。

不採用通知を送るベストタイミングとは？

不採用通知を送るタイミングは、応募者の心理的負担を軽減し、企業の信頼性を保つために極めて重要です。一般的に、選考結果が確定してから3営業日以内に通知することが推奨されています。遅延は企業の信頼性を損なう恐れがあるため、適切な時期での通知が不可欠といえるでしょう。

書類選考の場合、応募締切から1週間程度での通知が理想的でしょう。面接選考では、最終面接者への内定通知を完了させてから、不採用者への連絡を行うのが一般的な流れです。ただし、面接から2週間以上経過してしまうと、応募者の不安が増大してしまいます。

遅延が避けられない場合は、選考状況の中間報告を行うことが大切です。「選考に時間を要しており、◯月◯日までにはご連絡いたします」といった具体的な日程を示すことで、応募者の不安を和らげることができるでしょう。

不採用通知メールの基本構成と書き方を紹介！

不採用通知メールは、明確な構成と応募者への配慮を意識して作成することが重要です。不採用通知メールは、件名・宛名・本文・署名の各要素を丁寧に作成しましょう。

件名は「選考結果のご連絡」や「〇〇職採用選考の結果について」など、内容が一目で分かる表現にしましょう。宛名には応募者の氏名を正確に記載し、敬称を忘れずに付けてください。

本文の冒頭では「この度は弊社採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました」といった感謝の気持ちを述べるようにしましょう。続いて、選考結果を明確かつ率直に伝えます。「誠に残念ながら、今回はご期待に添えない結果となりました」など、曖昧な表現は避け、分かりやすく丁寧に伝えてください。

最後に「今後のご活躍をお祈り申し上げます」といった応募者の将来を気遣う言葉で締めくくることで、好印象を与えることができます。署名には会社名、部署名、担当者名、連絡先も忘れずに記載してください。

不採用ということで、残念ながら応募者の意向に添えない形にはなってしまいますが、丁寧で誠実な対応を心がけることで、悪印象を持たれづらい不採用通知メールを作成することができるでしょう。

【即使える】不採用通知メールの例文集15選！

実際の採用現場で使用できる不採用通知メールの例文を、選考段階別に紹介します。これらのテンプレートを参考に、自社の状況に応じてカスタマイズして活用してください。各段階に応じた適切な表現を使い分けることで、応募者との良好な関係を維持できるでしょう。

書類選考から最終面接まで、それぞれの段階に適した文面を用意することで、応募者の心情に配慮した通知が可能になります。特殊ケースにも対応できる例文も含めて、幅広い場面で活用できる内容となっています。

書類選考

書類選考での不採用通知は、応募者との最初の接点となる重要なコミュニケーションです。簡潔ながらも丁寧な対応を心がけることで、企業の印象を良好に保つことができるでしょう。書類選考の段階では、応募者の時間への配慮を示しつつ、明確な結果を伝えることが重要です。企業の誠実さを表現することで、今後の関係構築にもつながります。

例文1：基本的な書類選考不採用通知

件名	書類選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。書類選考の結果についてご連絡いたします。慎重に検討させていただきましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に添えず申し訳ございません。〇〇様の今後ますますのご活躍を心よりお祈りしております。

例文2：キャリアプランを考慮した書類選考不採用通知

件名	書類選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社へのご応募をいただき、ありがとうございました。書類選考の結果をご連絡いたします。〇〇様の豊富なご経験とスキルを拝見させていただきましたが、現在の募集ポジションとの適合性を総合的に判断した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様のご経歴は素晴らしく、今後も様々な場面でご活躍されることと存じます。

例文3：応募者数が多い場合の書類選考不採用通知

件名	書類選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。書類選考の結果についてお知らせいたします。今回は予想を上回る多数のご応募をいただき、非常に厳しい選考となりました。慎重に検討を重ねた結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の貴重なお時間をいただきながら、ご期待に添えず申し訳ございません。

一次面接

一次面接後の不採用通知では、面接に時間を割いていただいた感謝の気持ちをより強く表現することが重要です。面接でのやり取りを踏まえた個別性のある通知を作成することで、応募者の納得感を高めることができます。面接での印象や話し合った内容に触れることで、より人間味のある通知となるでしょう。テンプレートを活用しながらも、個別の状況に応じた調整を行ってください。

例文4：基本的な一次面接不採用通知

件名	一次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 先日は貴重なお時間をいただき、面接にお越しいただきありがとうございました。一次面接の結果についてご連絡いたします。〇〇様とお話しさせていただき、お人柄やご経験について深く理解することができました。慎重に検討させていただいた結果、今回は次の選考に進んでいただくことが叶わず、採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に添えず申し訳ございません。

例文5：スキルマッチングを考慮した一次面接不採用通知

件名	一次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 先日は面接にお時間をいただき、誠にありがとうございました。面接結果についてご連絡いたします。〇〇様の熱意と専門知識の深さを感じることができ、大変有意義な時間となりました。総合的に判断した結果、現在の募集職種との適合性を考慮し、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の持つスキルと経験は他の分野で必ず活かされることと確信しております。

二次面接

二次面接まで進んだ応募者への不採用通知は、より慎重な配慮が必要です。選考が進むにつれ応募者の期待や投資した時間・労力も大きくなるため、それに見合った丁寧な対応が求められます。面接での努力や準備に敬意を示し、感謝の気持ちを具体的に伝えることで、応募者の満足度を高めることができるでしょう。

例文6：二次面接不採用通知（総合評価型）

件名	二次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は二次面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。二次面接の結果についてご連絡いたします。〇〇様の豊富な経験と深い専門知識、そして弊社への熱意を感じることができ、選考委員一同、大変感銘を受けました。最終的な判断まで慎重に検討を重ねましたが、総合的な評価の結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

例文7：二次面接不採用通知（競争激化型）

件名	二次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 先日は二次面接にご参加いただき、ありがとうございました。選考結果についてお知らせいたします。〇〇様には非常に高い評価をいただいており、最終的な判断に至るまで慎重に検討を重ねました。しかしながら、今回は極めて優秀な候補者の方々との競争が激しく、誠に残念ながら採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の専門性と人間性の高さは、弊社にとって大変魅力的でした。

最終面接

最終面接まで進んだ応募者への不採用通知は、特に慎重な配慮が必要です。内定に近い段階での通知となるため、応募者の期待や気持ちに十分配慮した内容が求められます。経営陣や役員との面談を経て、応募者の期待値も高まっていることを踏まえ、これまでの努力や能力、人柄を具体的に評価しつつ、今回の決定が応募者の価値を否定するものではないことを丁寧に伝えることが大切です。

例文8：最終面接不採用通知（僅差での判断）

件名	最終面接結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は最終面接までお進みいただき、誠にありがとうございました。最終面接の結果についてご連絡いたします。〇〇様の卓越した能力と深い洞察力、そして弊社への強い思いを感じることができ、役員一同、非常に高く評価しております。最終的な判断まで時間をかけて慎重に検討いたしましたが、総合的な適合性を考慮した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

例文9：最終面接不採用通知（将来性考慮型）

件名	最終面接結果のご連絡
本文	〇〇様 最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の豊富な知識と経験、そして将来への明確なビジョンをお聞かせいただき、大変刺激的な時間となりました。長時間にわたり慎重に検討した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の持つポテンシャルの高さは疑いようがなく、今後必ず素晴らしい成果を上げられることと確信しております。

特殊ケース対応例文（補欠採用・内定辞退後など）

採用活動では、標準的な選考プロセス以外にも補欠採用の通知や内定辞退後の追加募集など、デリケートな状況が発生します。こうした特殊ケースでは、通常以上に応募者への細やかな配慮が求められます。

特に、長期間選考結果を待っていただいた場合は、感謝と謝意を明確に伝えることが重要です。具体的な例文を紹介しますので、参考にしてみてください。

例文10：補欠採用候補者への不採用通知

件名	採用選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は長期間お待たせしてしまい、申し訳ございませんでした。採用選考の最終結果についてご連絡いたします。〇〇様には補欠採用候補者として、内定者の状況を見守っていただいておりましたが、このたび内定者の入社が確定いたしました。そのため、今回は採用を見送らせていただくことになりました。長い間ご足労をおかけし、最終的にご期待に添えず申し訳ございません。

例文11：条件面での不一致による不採用通知

件名	選考結果について
本文	〇〇様 先日は条件面でのご相談にお時間をいただき、ありがとうございました。その後の検討結果についてご連絡いたします。〇〇様のご希望条件と弊社の提示条件について、双方で歩み寄りを図って参りましたが、残念ながら合意に至ることができませんでした。そのため、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の専門性と経験は素晴らしく、きっと条件に合った職場が見つかることと存じます。

例文12：経験年数を考慮した不採用通知

件名	選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の熱意と向上心の高さを感じることができ、大変好印象を持たせていただきました。しかしながら、今回の募集職種に求められる経験レベルとの適合性を考慮した結果、採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の成長意欲と前向きな姿勢は必ず今後の経験に活かされることと確信しております。

例文13：企業文化適合性を考慮した不採用通知

件名	採用選考結果について
本文	〇〇様 先日は面接にお時間をいただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の優れた能力と豊富な経験に深く敬意を表します。慎重に検討を重ねた結果、弊社の現在の企業文化や働き方との適合性を総合的に判断し、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様にはより適した環境で、その才能を存分に発揮していただきたいと思います。

例文14：ポジション変更による不採用通知

件名	選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の能力と経験を高く評価しておりますが、募集ポジションの要件に変更が生じたため、今回は採用を見送らせていただくことになりました。このような結果となり、大変申し訳ございません。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

例文15：予算都合による不採用通知

件名	採用選考結果について
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の優れた能力と熱意に感銘を受けましたが、弊社の予算上の都合により、今回の採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様には何の落ち度もなく、このような結果となり申し訳ございません。〇〇様の今後ますますのご発展をお祈りしております。

不採用通知で避けるべき表現とNG例も紹介！

不採用通知では、使用すべきでない表現や避けるべき内容があります。これらを理解することで、応募者を不快にさせたり、企業の評判を損なったりするリスクを回避できるでしょう。適切な表現を選択することで、応募者との良好な関係を維持し、企業のブランドイメージを保護することができます。

法的リスクを回避するためにも、慎重な言葉選びが重要です。

使ってはいけない表現

不採用通知では、応募者への配慮と企業の信頼性を守るため、慎重な言葉選びが不可欠です。特に避けるべきなのは、応募者の人格や能力を否定する表現（例：「能力不足」「経験不足」「スキル不足」）や、他の候補者との比較（「他の候補者の方が優秀だった」「レベルが合わない」）です。これらは応募者の自尊心を傷つけ、不快感や屈辱感を与える恐れがあります。

また、「今回は縁がなかった」「タイミングが悪かった」といった曖昧な表現も、真摯さに欠ける印象を与えるため避けましょう。さらに、年齢・性別・出身地・学歴など、差別につながる内容への言及は法的リスクを伴うため、絶対に使用しないようにしましょう。

よくある失敗例

採用担当者が陥りやすい失敗例として、テンプレートをそのまま流用し、応募者名や職種名を誤記するケースが挙げられます。こうしたミスは応募者の信頼を大きく損ないます。また、不採用理由を「コミュニケーション能力が不足している」「チームワークに課題がある」など具体的に指摘しすぎると、応募者の反発やトラブルにつながるため、適度な距離感を保った表現が重要です。

さらに、選考結果の通知が遅れることも大きな問題です。選考終了後はできるだけ早く通知し、やむを得ず遅延する場合は事前にその旨を連絡することで、応募者の不安や不信感を軽減できます。加えて、宛名の間違いやサイレントお祈り（連絡をしない）、個人情報の取り扱い説明不足、留守電での通知も避けるべきNG行為です。

これらの失敗を防ぐためには、スケジュール管理を徹底し、応募者一人ひとりに配慮した丁寧な対応を心がけることが重要です。

不採用通知の効率化・自動化のコツ

採用活動の規模が大きくなると、不採用通知の作成や送信に多くの時間と労力がかかります。そこで採用担当者の負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を充てるために重要なのが、業務の効率化です。

具体的には、テンプレートの利用や採用管理システムなどのAIツールを活かした文章の生成です。これらを利用すれば、品質を維持しながら業務負荷を軽減できるでしょう。ここで詳しい活用方法について解説していきます。

テンプレート化で業務効率UP

不採用通知のテンプレート化は、業務効率向上の第一歩です。選考段階別、職種別、不採用理由別にテンプレートを用意することで、一貫性のある通知を短時間で作成できるようになります。効果的なテンプレート作成のポイントは、変動部分を明確にすることです。

応募者名、職種名、選考段階、日付などの可変部分を【】で囲んだり、色分けしたりして分かりやすくします。また、複数のパターンを用意し、状況に応じて使い分けることも重要でしょう。

テンプレートは定期的に見直しと更新を行う必要があります。応募者からのフィードバックや採用市場の変化に応じて、表現や内容を調整することで、常に最適な通知を送信できます。

AIツールを活用した文面作成

AI技術の発展により、不採用通知の文面作成にもAIツールを活用できるようになりました。これらのツールは、基本情報を入力するだけで、適切な表現の通知文を自動生成してくれます。AI活用は、大量の通知を短時間で作成できるのが大きなメリットです。また、感情的な表現や不適切な内容を避けた、客観的で丁寧な文面を生成できる点も魅力でしょう。

さらに、多言語対応や翻訳機能により、外国人応募者への対応も効率化できます。ただし、AI生成の文面は必ず人間がチェックすることが重要です。応募者の個別事情や企業の特殊な状況を反映させるためには、人間の判断と調整が不可欠です。AIツールを補助的に活用し、最終的には人間が責任を持って内容を確認することが大切でしょう。

不採用通知に関するよくある質問

採用業務を行っている時に、ふとした疑問が生じたり応募者とのやり取りに不安を感じたりすることは少なくありません。

最後に、不採用通知に関して採用担当者からよく寄せられる質問と、その実践的な対応方法をまとめました。例文やテンプレートを活用するのも重要ですが、いざという時にも落ち着いて対応できるよう、ぜひチェックして貴社の採用にお役立てください。

不採用理由を聞かれたらどう答える？

応募者から不採用理由について質問された場合は、誠実で建設的な対応を心がけることが大切です。まず、質問に真摯に向き合う姿勢を示し、個人攻撃や否定的な表現は避けてください。

回答する際は、「総合的な判断の結果」「他の候補者との比較検討」「現時点での事業戦略との適合性」など、客観的かつ配慮ある表現を用いると良いでしょう。具体的なフィードバックを求められた場合も、相手の成長を後押しするような前向きな言葉を選びます。たとえば、「より専門的な経験を積まれることで、さらなるご活躍が期待できると思います」「コミュニケーション経験を増やすことで、今後さらに力を発揮されるでしょう」といった表現が適切です。

なお、法的リスクを避けるため、年齢や性別、出身地などの差別的な内容や、個人的な価値観に基づく判断には絶対に触れないよう注意が必要です。また、不採用理由の詳細な説明は義務ではなく、状況に応じて「慎重に審査した結果」といった表現で留める選択も有効です。

郵送とメールどちらが良い？

不採用通知の送付方法については、現在はメールが主流となっていますが、状況に応じて使い分けることが重要です。それぞれの特徴を理解し、最適な方法を選択しましょう。

メールの利点は、迅速な通知が可能で、コストも抑えられることです。また、応募者が確認しやすく、記録として残すことも簡単です。一方で、重要な通知がスパムフォルダに入る可能性や、デジタルに不慣れな応募者への配慮が必要な場合もあります。

郵送の利点は、正式な通知としての重みがあり、確実に応募者の手元に届くことです。特に、最終面接まで進んだ応募者や、役員面接を実施した場合などは、郵送による通知が適している場合もあるでしょう。選考段階、応募者の年齢層、業界の慣習なども考慮した上でどちらの方法を選ぶか選択することをおすすめします。

採用業務の効率化ならRecUp

不採用通知は、企業の印象を大きく左右する大切な連絡です。

本記事で紹介した例文テンプレートや書き方のポイントを参考に、応募者に配慮した丁寧な通知を心がけることが大切です。適切な不採用通知により、企業の信頼性を保ち、将来的な人材獲得にもつながるでしょう。

採用業務の効率化をお考えの企業様には、RecUpのサービスをおすすめします。RecUpは、採用管理から応募者とのコミュニケーション、選考プロセスの最適化まで、採用活動全般を包括的にサポートするクラウドサービスです。不採用通知の自動化機能により、テンプレートの管理から送信スケジュールの設定まで、一元的に管理できます。

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監修者プロフィール

福田 光樹

株式会社Delight
RecUp事業部 カスタマーサクセス部門責任者

新卒から求人広告事業に従事し、企業の採用課題に向き合う中で、実践的な支援スキルを培う。その後、自社開発のAIを活用した採用支援ツール「RecUp」の営業責任者として、プロダクトを活用した採用戦略の設計・実行支援に従事。並行して自社の採用活動にも深く関与し、事業成長フェーズにおける人材要件定義、母集団形成、採用面接など、実務から戦略まで幅広い領域を担当。現在はカスタマーサクセス部門の責任者として、100社以上の採用支援実績をもとに、採用活動の最適化を支援している。実務と戦略の両視点を持つ実践型の採用コンサルタントとして、現場に寄り添いながらも成果に直結する支援に定評がある。

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