【テンプレあり】不採用通知を例文付きで解説！郵送・メール・電話でのシーン別パターンも解説！

この記事を読むと理解できること

採用活動において避けて通れないのが不採用通知の送付です。応募者への配慮を欠いた通知は企業のブランドイメージを損なう恐れがあり、適切な対応が求められるでしょう。

本記事では、選考段階別の例文テンプレートや書き方のポイントを詳しく解説し、採用担当者が直面する課題を解決します。不採用通知の書き方から効率化のコツまで、実践的な内容をお伝えします。

不採用通知とは？送る目的と重要性

採用活動を進める中で、どうしても避けて通れないのが「不採用通知」の送付です。不採用通知の送付は法的義務ではありませんが、多くの企業がこのプロセスを大切にしています。

不採用通知を送る最大の目的は、応募者が次のステップへ進むための区切りをつけてもらうことにあります。就職・転職活動中の応募者は複数の企業に同時に応募しているケースがほとんどですから、結果の連絡が遅れたり連絡がないままになってしまうと、応募者は他社への活動を進められず、不満や不信感を抱く原因になってしまいます。

不採用通知は企業のイメージを左右する重要なコミュニケーションでもあります。たとえ不採用になった応募者でも、将来的に自社の顧客になったり、取引先企業に就職したりする可能性は十分にあるでしょう。誠実で丁寧な対応を心がけることで、企業としての信頼性を保ち、採用ブランディングにもつながります。

不採用通知の基本構成を紹介！

この章では、不採用通知を作成する際に押さえておきたい基本構成について整理しています。

• 件名
• 宛名
• 本文
• 署名

不採用通知には、応募者に確実かつ丁寧に結果を伝えるために押さえておくべき基本構成があります。メールでも郵送でも、この構成を守ることで、必要な情報を過不足なく伝えることができるでしょう。

ここでは、不採用通知を構成する4つの要素について、それぞれのポイントを解説します。

件名

メールで不採用通知を送る場合、件名は応募者が一目で内容を理解できる表現にすることが重要です。採用活動中の応募者には、他社からのメールも含めて日常的にたくさんのメールが届きます。件名が抽象的で分かりづらいと、他のダイレクトメールや広告メールに紛れて開封されない恐れがあるでしょう。

件名には「選考結果のご連絡」という文言と自社名を入れ、不採用通知であることが分かるようにします。例えば「【選考結果のご連絡】株式会社○○」や「【書類選考結果のご連絡】株式会社○○」といった形式が一般的です。

宛名

不採用通知の冒頭には、必ず応募者の氏名を記載します。テンプレートを使用する場合でも、宛名の記載は省略してはいけません。宛名がないメールは事務的で冷淡な印象を与えるだけでなく、誤送信のリスクを高める要因にもなるからです。

個別に宛名を記すことは、応募者一人ひとりと向き合っている姿勢を示す最低限のマナーといえるでしょう。「○○様」と記載し、続けて自社名と担当者名を名乗るのが基本形です。

本文

本文には、挨拶と感謝の言葉、選考結果、応募書類の取り扱いの3つの要素を含めます。まず、応募してくれたことへの感謝を述べ、次に選考結果を明確に伝えます。不採用である事実は、曖昧な表現を避けて簡潔に記載しましょう。回りくどい文章は、応募者に誤った期待を持たせたり、ストレスを与えたりする原因になります。

最後に、預かった応募書類の取り扱い（返却または破棄）について明記し、「今後のご活躍をお祈り申し上げます」といった締めの言葉を添えます。

署名

メールの末尾には、会社名・部署名・担当者名・連絡先を含む署名を記載します。署名があることで、メールの送信元が明確になり、応募者が問い合わせをする際にも役立ちます。

差出人の設定も工夫しましょう。「採用担当」や「人事部」など、誰からのメールなのかがすぐに分かる名称に設定しておくと、応募者がメールを見落とすリスクを減らせます。

不採用通知を伝える方法別注意点！

この章では、不採用通知を伝える主な方法とそれぞれの注意点について整理しています。

• メール
• 郵送
• 電話

不採用通知を伝える方法には、主にメール・郵送・電話の3つがあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、状況に応じて適切な方法を選択することが重要です。

ここでは、各方法の特徴と注意点を詳しく解説します。

メール

メールは現在最も一般的な不採用通知の方法です。企業側は採用業務を効率化でき、応募者側も比較的早く結果を知ることができるため、双方にとってメリットがあります。送信履歴が残るため、後から「連絡した・していない」といったトラブルを防げる点も安心材料でしょう。

一方で、メールは他のメールに埋もれて見落とされるリスクがある点がデメリットです。また、文面だけでは冷たい印象を与えてしまう可能性もあるため、言葉選びには注意が必要です。

メールで不採用通知を送る際の注意点

• 件名に「選考結果のご連絡」と自社名を入れ、他のメールに埋もれないようにする
• 送信前に宛名・宛先アドレスを必ずダブルチェックし、誤送信を防ぐ
• CC・BCCを活用し、同僚や上司と共有できる体制を整えておく

郵送

郵送は、応募書類の返却を伴う場合に適した方法です。書類選考で預かった履歴書や職務経歴書を返却する際には、不採用通知を同封することで、やり取りを一度で済ませることができます。また、正式な書面として残るため、丁寧な印象を与えられる点もメリットといえるでしょう。

ただし、郵送は応募者の手元に届くまでに時間がかかるというデメリットがあります。結果を早く知りたい応募者にとっては、待ち時間がストレスになる可能性があります。

郵送で不採用通知を送る際の注意点

• 書類が届くまでに時間がかかる場合は、先にメールで結果を伝えておく
• 封筒に社名と部署名を記載し、差出人が分かるようにする
• 選考結果はプライバシーに関わるため、封筒に「親展」と記載する

電話

電話は、直接会話ができるため、感謝や誠意を最も伝えやすい方法です。声のトーンやニュアンスで気持ちを届けられるため、応募者に好印象を与えられる可能性があります。また、すぐに結果を伝えたい場合にも有効です。

しかし、電話は聞き間違いが生じたり、後から「言った・言っていない」といったトラブルにつながるリスクがあります。そのため、電話で連絡する場合でも、後からメールや書面で内容を残しておくことを強くおすすめします。記録が残る方法と併用することで、双方にとって安心できる対応が可能になるでしょう。

電話で不採用通知を伝える際の注意点

• 電話の内容は、追ってメールでも送信し、文面として記録を残す
• 応募者が電話に出られない時間帯を避け、配慮ある時間に連絡する
• 不採用の理由を聞かれた場合の対応方法を事前に検討しておく

【即使える】不採用通知メールの例文集15選！

出典：辞退の研究 中途版

不採用通知メールを作成する際には、選考段階に応じた適切な文面を使い分けることが重要です。書類選考の段階と最終面接後では、応募者との関わりの深さも、伝えるべきニュアンスも異なります。

パーソル総合研究所の調査によると、選考が進むにつれて応募者の志望度は高まっていく傾向があります。エントリーシート提出時点では「第1志望」と答えた応募者は46.2%でしたが、第一次面接後には53.0%、第二次面接後には63.9%まで上昇しています。

このデータからも分かるように、選考が進んだ段階での不採用通知は、より丁寧で配慮ある文面にする必要があるといえます。以下では、選考段階別・シーン別に15パターンの例文を紹介します。

この章では、選考段階や状況ごとに使える不採用通知メールの例文を紹介しています。

• 書類選考
• 一次面接
• 二次面接
• 最終面接
• 特殊ケース対応例文（補欠採用・内定辞退後など）

書類選考

書類選考での不採用通知は、応募者との最初の接点となる重要なコミュニケーションです。簡潔ながらも丁寧な対応を心がけることで、企業の印象を良好に保つことができるでしょう。書類選考の段階では、応募者の時間への配慮を示しつつ、明確な結果を伝えることが重要です。企業の誠実さを表現することで、今後の関係構築にもつながります。

例文1：基本的な書類選考不採用通知

件名	書類選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。書類選考の結果についてご連絡いたします。慎重に検討させていただきましたが、今回は採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に添えず申し訳ございません。〇〇様の今後ますますのご活躍を心よりお祈りしております。

例文2：キャリアプランを考慮した書類選考不採用通知

件名	書類選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社へのご応募をいただき、ありがとうございました。書類選考の結果をご連絡いたします。〇〇様の豊富なご経験とスキルを拝見させていただきましたが、現在の募集ポジションとの適合性を総合的に判断した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様のご経歴は素晴らしく、今後も様々な場面でご活躍されることと存じます。

例文3：応募者数が多い場合の書類選考不採用通知

件名	書類選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。書類選考の結果についてお知らせいたします。今回は予想を上回る多数のご応募をいただき、非常に厳しい選考となりました。慎重に検討を重ねた結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の貴重なお時間をいただきながら、ご期待に添えず申し訳ございません。

一次面接

一次面接後の不採用通知では、面接に時間を割いていただいた感謝の気持ちをより強く表現することが重要です。面接でのやり取りを踏まえた個別性のある通知を作成することで、応募者の納得感を高めることができます。面接での印象や話し合った内容に触れることで、より人間味のある通知となるでしょう。テンプレートを活用しながらも、個別の状況に応じた調整を行ってください。

例文4：基本的な一次面接不採用通知

件名	一次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 先日は貴重なお時間をいただき、面接にお越しいただきありがとうございました。一次面接の結果についてご連絡いたします。〇〇様とお話しさせていただき、お人柄やご経験について深く理解することができました。慎重に検討させていただいた結果、今回は次の選考に進んでいただくことが叶わず、採用を見送らせていただくことになりました。ご期待に添えず申し訳ございません。

例文5：スキルマッチングを考慮した一次面接不採用通知

件名	一次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 先日は面接にお時間をいただき、誠にありがとうございました。面接結果についてご連絡いたします。〇〇様の熱意と専門知識の深さを感じることができ、大変有意義な時間となりました。総合的に判断した結果、現在の募集職種との適合性を考慮し、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の持つスキルと経験は他の分野で必ず活かされることと確信しております。

二次面接

二次面接まで進んだ応募者への不採用通知は、より慎重な配慮が必要です。選考が進むにつれ応募者の期待や投資した時間・労力も大きくなるため、それに見合った丁寧な対応が求められます。面接での努力や準備に敬意を示し、感謝の気持ちを具体的に伝えることで、応募者の満足度を高めることができるでしょう。

例文6：二次面接不採用通知（総合評価型）

件名	二次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は二次面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。二次面接の結果についてご連絡いたします。〇〇様の豊富な経験と深い専門知識、そして弊社への熱意を感じることができ、選考委員一同、大変感銘を受けました。最終的な判断まで慎重に検討を重ねましたが、総合的な評価の結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

例文7：二次面接不採用通知（競争激化型）

件名	二次面接結果のご連絡
本文	〇〇様 先日は二次面接にご参加いただき、ありがとうございました。選考結果についてお知らせいたします。〇〇様には非常に高い評価をいただいており、最終的な判断に至るまで慎重に検討を重ねました。しかしながら、今回は極めて優秀な候補者の方々との競争が激しく、誠に残念ながら採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の専門性と人間性の高さは、弊社にとって大変魅力的でした。

最終面接

最終面接まで進んだ応募者への不採用通知は、特に慎重な配慮が必要です。内定に近い段階での通知となるため、応募者の期待や気持ちに十分配慮した内容が求められます。経営陣や役員との面談を経て、応募者の期待値も高まっていることを踏まえ、これまでの努力や能力、人柄を具体的に評価しつつ、今回の決定が応募者の価値を否定するものではないことを丁寧に伝えることが大切です。

例文8：最終面接不採用通知（僅差での判断）

件名	最終面接結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は最終面接までお進みいただき、誠にありがとうございました。最終面接の結果についてご連絡いたします。〇〇様の卓越した能力と深い洞察力、そして弊社への強い思いを感じることができ、役員一同、非常に高く評価しております。最終的な判断まで時間をかけて慎重に検討いたしましたが、総合的な適合性を考慮した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。

例文9：最終面接不採用通知（将来性考慮型）

件名	最終面接結果のご連絡
本文	〇〇様 最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の豊富な知識と経験、そして将来への明確なビジョンをお聞かせいただき、大変刺激的な時間となりました。長時間にわたり慎重に検討した結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の持つポテンシャルの高さは疑いようがなく、今後必ず素晴らしい成果を上げられることと確信しております。

特殊ケース対応例文（補欠採用・内定辞退後など）

採用活動では、標準的な選考プロセス以外にも補欠採用の通知や内定辞退後の追加募集など、デリケートな状況が発生します。こうした特殊ケースでは、通常以上に応募者への細やかな配慮が求められます。

特に、長期間選考結果を待っていただいた場合は、感謝と謝意を明確に伝えることが重要です。具体的な例文を紹介しますので、参考にしてみてください。

例文10：補欠採用候補者への不採用通知

件名	採用選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は長期間お待たせしてしまい、申し訳ございませんでした。採用選考の最終結果についてご連絡いたします。〇〇様には補欠採用候補者として、内定者の状況を見守っていただいておりましたが、このたび内定者の入社が確定いたしました。そのため、今回は採用を見送らせていただくことになりました。長い間ご足労をおかけし、最終的にご期待に添えず申し訳ございません。

例文11：条件面での不一致による不採用通知

件名	選考結果について
本文	〇〇様 先日は条件面でのご相談にお時間をいただき、ありがとうございました。その後の検討結果についてご連絡いたします。〇〇様のご希望条件と弊社の提示条件について、双方で歩み寄りを図って参りましたが、残念ながら合意に至ることができませんでした。そのため、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の専門性と経験は素晴らしく、きっと条件に合った職場が見つかることと存じます。

例文12：経験年数を考慮した不採用通知

件名	選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の熱意と向上心の高さを感じることができ、大変好印象を持たせていただきました。しかしながら、今回の募集職種に求められる経験レベルとの適合性を考慮した結果、採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様の成長意欲と前向きな姿勢は必ず今後の経験に活かされることと確信しております。

例文13：企業文化適合性を考慮した不採用通知

件名	採用選考結果について
本文	〇〇様 先日は面接にお時間をいただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の優れた能力と豊富な経験に深く敬意を表します。慎重に検討を重ねた結果、弊社の現在の企業文化や働き方との適合性を総合的に判断し、今回は採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様にはより適した環境で、その才能を存分に発揮していただきたいと思います。

例文14：ポジション変更による不採用通知

件名	選考結果のご連絡
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の能力と経験を高く評価しておりますが、募集ポジションの要件に変更が生じたため、今回は採用を見送らせていただくことになりました。このような結果となり、大変申し訳ございません。〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

例文15：予算都合による不採用通知

件名	採用選考結果について
本文	〇〇様 この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡いたします。〇〇様の優れた能力と熱意に感銘を受けましたが、弊社の予算上の都合により、今回の採用を見送らせていただくことになりました。〇〇様には何の落ち度もなく、このような結果となり申し訳ございません。〇〇様の今後ますますのご発展をお祈りしております。

郵送の場合の不採用通知例文は？

この章では、郵送で不採用通知を送る際の例文パターンについて整理しています。

• 郵送例文①：書類選考での不採用（書類返却あり）
• 郵送例文②：書類選考での不採用（書類破棄）
• 郵送例文③：面接後の不採用（書類返却あり）
• 郵送例文④：最終面接後の不採用

郵送で不採用通知を送る場合も、基本的な構成や選考段階に応じた配慮はメールと同様です。ただし、郵送ではビジネス文書としての形式を整える必要があります。

頭語・結語（拝啓〜敬具）を用い、日付や宛名、差出人を正式な書式で記載しましょう。以下に、選考段階別の例文を紹介します。

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郵送例文①：書類選考での不採用（書類返却あり）

令和○年○月○日

○○ ○○ 様

株式会社○○
人事部 採用担当 ○○

選考結果のご連絡

拝啓　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

この度は、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

慎重かつ厳正に選考を重ねました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご希望に添えない結果となり、大変申し訳ございません。何卒ご了承のほど、お願い申し上げます。

つきましては、ご提出いただきました履歴書等の書類を同封いたしましたので、ご確認ください。

末筆ながら、○○様の今後益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

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郵送例文②：書類選考での不採用（書類破棄）

令和○年○月○日

○○ ○○ 様

株式会社○○
人事部 採用担当 ○○

選考結果のご連絡

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は、弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

慎重に選考を行いました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

ご希望に添えない結果となり、大変申し訳ございません。何卒ご了承のほど、お願い申し上げます。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。

末筆ながら、○○様の今後益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

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郵送例文③：面接後の不採用（書類返却あり）

令和○年○月○日

○○ ○○ 様

株式会社○○
人事部 採用担当 ○○

選考結果のご連絡

拝啓　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

先日はお忙しい中、弊社の採用面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

社内にて慎重に検討を重ねました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

せっかくご足労いただいたにもかかわらず、ご期待に添えない結果となり、大変申し訳ございません。

つきましては、ご提出いただきました応募書類を同封いたしましたので、ご査収ください。

末筆ながら、○○様の今後一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

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郵送例文④：最終面接後の不採用

令和○年○月○日

○○ ○○ 様

株式会社○○
人事部長 ○○

最終選考結果のご連絡

拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

先日は弊社の最終面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。

○○様のこれまでのご経験や、仕事に対する熱意については大変感銘を受けました。

しかしながら、厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

何度もご足労いただいたにもかかわらず、ご期待に添えない結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

つきましては、ご提出いただきました応募書類を同封いたしましたので、ご確認ください。

末筆ながら、人事部一同、○○様の今後益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

敬具

電話の場合の不採用通知例文（トーク例）は？

この章では、電話で不採用を伝える際のトーク例を紹介しています。

• 電話トーク例①：書類選考での不採用
• 電話トーク例②：面接後の不採用
• 電話トーク例③：最終面接後の不採用

電話で不採用を伝える場合は、メールや郵送とは異なり、相手の反応を見ながらリアルタイムで対応する必要があります。あらかじめトークの流れを想定しておくことで、落ち着いて誠意のある対応が可能になるでしょう。

なお、電話での連絡は記録が残らないため、通話後に必ずメールでも同じ内容を送信し、文面として残しておくことを強くおすすめします。

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電話トーク例①：書類選考での不採用

採用担当：お忙しいところ失礼いたします。株式会社○○の採用担当、○○と申します。
　　　　　○○ ○○様のお電話でお間違いないでしょうか？

応募者：はい、○○です。

採用担当：ただいま、少しだけお時間をいただいてよろしいでしょうか？

応募者：はい、大丈夫です。

採用担当：ありがとうございます。
　　　　　この度は、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
　　　　　書類選考の結果についてご連絡させていただきました。

　　　　　社内で慎重に検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、
　　　　　今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

　　　　　せっかくご応募いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

応募者：そうですか、分かりました。

採用担当：なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
　　　　　○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
　　　　　この度は、誠にありがとうございました。

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電話トーク例②：面接後の不採用

採用担当：お忙しいところ失礼いたします。株式会社○○の採用担当、○○と申します。
　　　　　○○ ○○様のお電話でお間違いないでしょうか？

応募者：はい、○○です。

採用担当：先日は、弊社の採用面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
　　　　　選考結果についてご連絡させていただきたいのですが、今お時間よろしいでしょうか？

応募者：はい、大丈夫です。

採用担当：ありがとうございます。
　　　　　面接でのお話をもとに、社内で慎重に検討を重ねました結果、
　　　　　大変恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

　　　　　お忙しい中ご足労いただいたにもかかわらず、ご期待に添えない結果となり、
　　　　　誠に申し訳ございません。

応募者：そうですか、残念ですが分かりました。

採用担当：なお、応募書類につきましては、ご自宅へ郵送にて返却させていただきます。
　　　　　○○様の今後益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
　　　　　この度は、誠にありがとうございました。

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電話トーク例③：最終面接後の不採用

採用担当：お忙しいところ失礼いたします。株式会社○○ 人事部の○○と申します。
　　　　　○○ ○○様のお電話でお間違いないでしょうか？

応募者：はい、○○です。

採用担当：先日は、弊社の最終面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
　　　　　最終選考の結果についてご連絡させていただきたいのですが、今お時間よろしいでしょうか？

応募者：はい、お願いします。

採用担当：ありがとうございます。
　　　　　○○様のこれまでのご経験や、仕事に対する熱意については、大変感銘を受けました。
　　　　　社内でも高く評価しておりました。

　　　　　しかしながら、厳正に審査を行いました結果、
　　　　　大変恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

　　　　　何度もご足労いただいたにもかかわらず、ご期待に添えない結果となり、
　　　　　深くお詫び申し上げます。

応募者：分かりました。ご連絡ありがとうございます。

採用担当：なお、応募書類につきましては、後日郵送にて返却させていただきます。
　　　　　人事部一同、○○様の今後のご転職活動のご成功と、
　　　　　益々のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
　　　　　この度は、誠にありがとうございました。

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不採用通知のメールテンプレートについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：お祈りメールのテンプレ文例を新卒・中途や選考ステップ別に解説！記載内容や送るべき理由とは？

応募者に好印象を与える不採用通知のポイント！

この章では、応募者への配慮を示しながら不採用通知を送るためのポイントを整理しています。

• 不採用通知を送るタイミングを逃さない
• メールの件名は内容がわかる表現にする
• 宛先や宛名の入力ミスは厳禁
• 簡潔で読みやすい文章を心がける
• 感謝の気持ちを丁寧に伝える

不採用通知は、ただ結果を伝えるだけでなく、企業としての誠実さや配慮を示す機会でもあります。たとえ不採用という結果であっても、適切な対応をすることで、応募者に良い印象を残すことができるでしょう。

ここでは、応募者に好印象を与えるためのポイントを5つ紹介します。

不採用通知を送るタイミングを逃さない

不採用通知は、選考結果が確定したらできるだけ早く送ることが重要です。応募者は結果を待っている間、他社への応募や転職活動のスケジュールを調整しにくい状態にあります。連絡が遅れるほど、企業への不信感が高まる原因になってしまうでしょう。

一般的には、書類選考の場合は1週間以内、面接後の場合は3〜5営業日以内が目安とされています。ただし、社内の意思決定に時間がかかる場合もあるため、選考前に「結果は○日以内にご連絡いたします」と伝えておくことが大切です。

あらかじめ連絡の目安を伝えておけば、応募者も安心して待つことができます。万が一、予定より連絡が遅れる場合は、その旨を早めに連絡することで、誠実な印象を保つことができるでしょう。

メールの件名は内容がわかる表現にする

メールの件名は、応募者が一目で「選考結果の連絡だ」と分かる内容にすることが大切です。採用活動中の応募者には、他社からのメールも含めて日常的に多くのメールが届きます。件名が抽象的だと、他のメールに埋もれて開封されない可能性があるでしょう。

具体的には、「【選考結果のご連絡】株式会社○○」や「【書類選考結果のご連絡】株式会社○○」のように、選考結果であることと自社名を明記します。「お知らせ」「ご連絡」だけの曖昧な件名は避け、内容が明確に伝わる表現を心がけましょう。

宛先や宛名の入力ミスは厳禁

不採用通知において、宛先のメールアドレスや宛名の入力ミスは絶対に避けなければなりません。宛先を間違えると、他の応募者に誤って送信してしまう重大なミスにつながります。宛名を間違えると、応募者に対して失礼であるだけでなく、「自分のことを見てくれていない」という印象を与えてしまうでしょう。

送信前には、宛先アドレスと宛名を必ずダブルチェックする習慣をつけることが大切です。テンプレートを使用する場合は、前回の宛名が残っていないかも確認しましょう。ミスを防ぐために、同僚にチェックしてもらう体制を整えるのも効果的です。

簡潔で読みやすい文章を心がける

不採用通知は、結果を明確かつ簡潔に伝えることが最も重要です。応募者への配慮から前置きが長くなりがちですが、回りくどい表現はかえって要点が分かりにくくなり、応募者にストレスを与えてしまう可能性があります。

まず冒頭で選考結果を述べ、その後に感謝やねぎらいの言葉を添える構成が親切です。不採用の理由については、無理に記載する必要はありません。企業には不採用理由を通達する法的義務はなく、理由を書くことでかえってトラブルの原因になるケースもあります。

応募者から理由を問われた場合は、「多数のご応募があり、総合的に判断いたしました」など、当たり障りのない表現で対応するのが無難でしょう。

感謝の気持ちを丁寧に伝える

不採用通知であっても、応募してくれたことへの感謝の気持ちを丁寧に伝えることが大切です。数ある企業の中から自社を選び、時間をかけて応募書類を準備し、場合によっては面接に足を運んでくれたことへの謝意は、しっかりと表現しましょう。

「この度は弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました」「お忙しい中、面接にお越しいただき、ありがとうございました」といった言葉を忘れずに記載します。また、末尾には「○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」といった締めの言葉を添えることで、温かみのある印象を残すことができるでしょう。

不採用通知で避けるべき表現とNG例も紹介！

この章では、不採用通知で避けるべき表現やよくある失敗例について整理しています。

• 避けるべき表現
• よくある失敗例

不採用通知では、使用すべきでない表現や避けるべき内容があります。これらを理解することで、応募者を不快にさせたり、企業の評判を損なったりするリスクを回避できるでしょう。適切な表現を選択することで、応募者との良好な関係を維持し、企業のブランドイメージを保護することができます。

法的リスクを回避するためにも、慎重な言葉選びが重要です。

避けるべき表現

• 「不合格」「落選」などの直接的すぎる言葉：「採用を見送らせていただく」「ご期待に添えない結果となった」など、柔らかい表現を使う
• 「残念ながら不採用となりました」のような断定的な言い回し：「誠に残念ではございますが」などのクッション言葉を添える
• 応募者の能力や人格を否定するような表現：「スキル不足」「経験が足りない」など、具体的な欠点を指摘しない
• 「ご縁がなかった」などの曖昧すぎる表現：結果が不採用であることが明確に伝わらない可能性がある
• 上から目線の言い回し：「採用してあげられない」「選んであげられなかった」などは避ける

よくある失敗例

• 宛名を間違えて送信してしまった
  • 別の応募者の名前が入ったまま送信してしまうミス。テンプレート使用時は必ず確認を
• メールの件名が「ご連絡」だけで内容が分からなかった
  • 件名には必ず「選考結果のご連絡」と自社名を入れる
• 不採用理由を詳細に書きすぎてトラブルになった
  • 「コミュニケーション能力が不足していた」などの記載は避ける
• 選考結果の連絡が遅すぎて応募者からクレームが来た
  • 連絡の目安を事前に伝え、できるだけ早く結果を通知する
• コピペしたまま会社名や日付が間違っていた
  • 送信前のダブルチェックを徹底する
• 面接で高評価だったことを書きすぎて期待を持たせてしまった
  • 不採用であることが明確に伝わる文面を心がける

不採用通知の効率化・自動化のコツ

この章では、不採用通知業務を効率化するための具体的な方法について整理しています。

• テンプレート化で業務効率UP
• AIツールを活用した文面作成

採用活動の規模が大きくなると、不採用通知の作成や送信に多くの時間と労力がかかります。そこで採用担当者の負担を軽減し、より戦略的な業務に時間を充てるために重要なのが、業務の効率化です。

具体的には、テンプレートの利用や採用管理システムなどのAIツールを活かした文章の生成です。これらを利用すれば、品質を維持しながら業務負荷を軽減できるでしょう。ここで詳しい活用方法について解説していきます。

テンプレート化で業務効率UP

不採用通知のテンプレート化は、業務効率向上の第一歩です。選考段階別、職種別、不採用理由別にテンプレートを用意することで、一貫性のある通知を短時間で作成できるようになります。効果的なテンプレート作成のポイントは、変動部分を明確にすることです。

応募者名、職種名、選考段階、日付などの可変部分を【】で囲んだり、色分けしたりして分かりやすくします。また、複数のパターンを用意し、状況に応じて使い分けることも重要でしょう。

テンプレートは定期的に見直しと更新を行う必要があります。応募者からのフィードバックや採用市場の変化に応じて、表現や内容を調整することで、常に最適な通知を送信できます。

AIツールを活用した文面作成

AI技術の発展により、不採用通知の文面作成にもAIツールを活用できるようになりました。これらのツールは、基本情報を入力するだけで、適切な表現の通知文を自動生成してくれます。AI活用は、大量の通知を短時間で作成できるのが大きなメリットです。また、感情的な表現や不適切な内容を避けた、客観的で丁寧な文面を生成できる点も魅力でしょう。

さらに、多言語対応や翻訳機能により、外国人応募者への対応も効率化できます。ただし、AI生成の文面は必ず人間がチェックすることが重要です。応募者の個別事情や企業の特殊な状況を反映させるためには、人間の判断と調整が不可欠です。AIツールを補助的に活用し、最終的には人間が責任を持って内容を確認することが大切でしょう。

関連記事：【2026年最新】採用のAI活用完全ガイド！最新トレンドと方法・事例解説！

不採用通知に関するよくある質問

この章では、不採用通知に関して採用担当者からよく寄せられる質問について整理しています。

• Q：不採用理由を聞かれたらどう答える？
• Q：郵送とメールどちらが良い？
• Q：エージェントに不採用の理由を聞かれましたが教えた方が良い？
• Q：不採用通知の返信が来た場合はどう対応すれば良い？
• Q：保留の通知を出すことは可能？

採用業務を行っている時に、ふとした疑問が生じたり応募者とのやり取りに不安を感じたりすることは少なくありません。

最後に、不採用通知に関して採用担当者からよく寄せられる質問と、その実践的な対応方法をまとめました。例文やテンプレートを活用するのも重要ですが、いざという時にも落ち着いて対応できるよう、ぜひチェックして貴社の採用にお役立てください。

Q：不採用理由を聞かれたらどう答える？

応募者から不採用理由について質問された場合は、誠実で建設的な対応を心がけることが大切です。まず、質問に真摯に向き合う姿勢を示し、個人攻撃や否定的な表現は避けてください。

回答する際は、「総合的な判断の結果」「他の候補者との比較検討」「現時点での事業戦略との適合性」など、客観的かつ配慮ある表現を用いると良いでしょう。具体的なフィードバックを求められた場合も、相手の成長を後押しするような前向きな言葉を選びます。

なお、法的リスクを避けるため、年齢や性別、出身地などの差別的な内容や、個人的な価値観に基づく判断には絶対に触れないよう注意が必要です。不採用理由の詳細な説明は義務ではなく、状況に応じて「慎重に審査した結果」といった表現で留める選択も有効です。

Q：郵送とメールどちらが良い？

不採用通知の送付方法については、現在はメールが主流となっていますが、状況に応じて使い分けることが重要です。それぞれの特徴を理解し、最適な方法を選択しましょう。

メールの利点は、迅速な通知が可能で、コストも抑えられることです。また、応募者が確認しやすく、記録として残すことも簡単です。一方で、重要な通知がスパムフォルダに入る可能性や、デジタルに不慣れな応募者への配慮が必要な場合もあります。

郵送の利点は、正式な通知としての重みがあり、確実に応募者の手元に届くことです。特に、最終面接まで進んだ応募者や、役員面接を実施した場合などは、郵送による通知が適している場合もあるでしょう。選考段階、応募者の年齢層、業界の慣習なども考慮した上でどちらの方法を選ぶか選択することをおすすめします。

Q：エージェントに不採用の理由を聞かれましたが教えた方が良い？

エージェントに対しては、できる範囲で理由を伝えることをおすすめします。

エージェントは、企業からのフィードバックをもとに、今後の人材紹介の精度を高めていきます。「スキルセットが求めるものと異なっていた」「カルチャーフィットの観点で懸念があった」など、具体的な理由を伝えることで、より自社に合った人材を紹介してもらいやすくなるでしょう。

Q：不採用通知の返信が来た場合はどう対応すれば良い？

簡潔でありながらも丁寧な返信をするのが望ましいでしょう。

多くの場合は、選考に参加したことへの感謝や、結果を真摯に受け止める旨の連絡です。「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます。○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」といった形で、感謝の気持ちを伝えれば十分です。

Q：保留の通知を出すことは可能？

保留の通知を出すこと自体は可能ですが、応募者への配慮が必要です。

保留を伝える場合は、「選考に時間を要しており、○月○日頃までにご連絡いたします」のように、いつまでに結果を連絡するかを明確に伝えることが重要です。保留が長引く場合は、途中経過の連絡を入れるなど、応募者への誠実な対応を心がけましょう。

採用業務の効率化ならRecUp

不採用通知は、企業の印象を大きく左右する大切な連絡です。

本記事で紹介した例文テンプレートや書き方のポイントを参考に、応募者に配慮した丁寧な通知を心がけることが大切です。適切な不採用通知により、企業の信頼性を保ち、将来的な人材獲得にもつながるでしょう。

採用業務の効率化をお考えの企業様には、RecUpのサービスをおすすめします。RecUpは、採用管理から応募者とのコミュニケーション、選考プロセスの最適化まで、採用活動全般を包括的にサポートするクラウドサービスです。不採用通知の自動化機能により、テンプレートの管理から送信スケジュールの設定まで、一元的に管理できます。