この記事を読むと理解できること
- 新卒採用の効率化が求められる理由 がわかる
- 新卒採用におけるコア・ノンコア業務一覧 がわかる
- 新卒採用を効率化するための業務委託の進め方 がわかる
- 新卒採用の効率化に成功した企業の事例 がわかる
新卒採用は、少子化や学生の価値観の多様化を背景に、企業が向き合う採用活動の中でも特に手間と時間がかかる領域のひとつとなっています。母集団形成からスカウト送信、日程調整、内定者フォローまで、担当者が対応すべき工程は多岐にわたり、限られた人員だけで質の高い採用活動を続けることが難しくなっている企業も少なくありません。
こうした状況の中で注目されているのが、業務の一部を外部に任せながら採用活動全体の質を保つという考え方です。この記事では、新卒採用における業務の仕分け方から、実際に効率化に成功した企業の取り組みまでを幅広く紹介します。自社の採用体制を見直すきっかけとして、ぜひ参考にしてください。
新卒採用の効率化が求められる理由とは？
近年、新卒採用を取り巻く環境は大きく変化しています。採用活動そのものが多様化・高度化する中で、従来のやり方のままでは十分な成果を出しにくくなってきたと感じる採用担当者も増えているのではないでしょうか。
この章では、新卒採用の効率化がなぜ今求められているのかについて整理しています。
新卒採用の長期化・複雑化
かつての新卒採用は、説明会や合同企業説明会を軸にした比較的シンプルな流れで進められていました。しかし現在は、ナビサイトだけでなくダイレクトリクルーティングやSNSを活用した採用など、複数のチャネルを同時に運用する企業が増えています。学生との接点も早期化しており、インターンシップの段階から関係を築く必要があるため、採用活動そのものが年間を通じて続く長期戦になりました。
こうした変化により、採用担当者が対応すべき業務量は以前よりも大きく増えています。媒体ごとに異なる運用方法を理解し、学生一人ひとりに合わせたコミュニケーションを設計することが求められるため、片手間で対応できる領域ではなくなってきています。特に母集団形成の初期段階でつまずくと、その後の選考フェーズにも影響が及びやすく、早い段階からの丁寧な対応が欠かせません。
このように採用活動が長期化・複雑化する中で、限られたリソースをどこに集中させるかという視点が重要になってきています。
人事担当者の負担の増加
新卒採用が長期化・複雑化する一方で、それを担う人事担当者の人数が大きく増えているわけではありません。むしろ中途採用や労務管理など他の業務と兼務しながら新卒採用を担当しているケースも多く、一人あたりの負担は年々重くなっている傾向にあります。
スカウト文の作成や送信、説明会の日程調整、応募者への連絡など、定型的な作業だけでも相応の時間がかかります。こうした事務的な業務に多くの時間を取られてしまうと、本来注力すべき面接や学生との関係構築に十分な時間を割けなくなってしまいます。
また繁忙期には対応が後手に回りやすく、学生への返信が遅れることで印象を損ねる場合もあります。こうした負担を軽減する方法として、業務の一部を外部に委託するという選択肢を検討する企業も増えてきました。次の章では、実際にどの業務を任せられるのかを具体的に見ていきます。
新卒採用におけるコア・ノンコア業務一覧！
新卒採用における業務は、大きく「自社でなければ判断できないコア業務」と「定型化しやすくマニュアルに沿って進められるノンコア業務」の二つに分けることができます。以下は、代表的な採用業務を分類したものです。
【コア業務】
- 採用戦略の策定
- 最終面接・役員面接
- 合否の最終判断
- 内定者フォロー（動機形成）
【ノンコア業務】
- 母集団形成の一部運用
- スカウト文の作成・送信
- 日程調整、合否連絡の発送
- 選考データの集計・分析
コア業務とは、企業の理念や文化を学生に直接伝えたり、学生の入社後を左右する重要な意思決定に関わったりする業務を指します。一方でノンコア業務は、正確さとスピードが求められる事務的な作業が中心で、手順が明確なため外部に任せやすいという特徴があります。
仕分けを行う際のポイントは、「自社の担当者が対応することで学生の志望度に直接影響するかどうか」を基準にすることです。例えばスカウト文の送信作業自体は誰が行っても大きな差は出にくいため、ノンコア業務として切り出しやすい一方、最終面接での対話は担当者本人が行うべきコア業務といえます。このように業務ごとの性質を見極めることが、効率化の第一歩になります。
新卒採用を効率化するための業務委託の進め方とは？
コア業務とノンコア業務の仕分けができたら、次に必要なのは実際に外部委託を進めるための具体的な手順です。いきなりすべてを任せようとすると現場が混乱してしまうこともあるため、段階を踏んで進めることが大切になります。
この章では、業務委託を進める際の基本的なステップについて整理しています。
STEP1：手放す業務・残す業務を選ぶ
業務委託を進める最初のステップは、現在の採用業務を洗い出し、どこにどれだけの時間がかかっているかを可視化することです。特にスカウト文の作成や送信、日程調整といった定型的な作業は、時間を計測してみると想像以上に多くの工数を占めているケースが少なくありません。
洗い出しができたら、コア業務とノンコア業務の考え方に沿って、どの業務を自社に残し、どの業務を外部に任せるかを整理していきます。この段階で無理にすべてを手放そうとする必要はなく、まずは負担の大きい業務から優先順位をつけて検討することがポイントです。
例えば、母集団形成のためのスカウト配信は工数がかかりやすい一方で、担当者による差が出にくい業務でもあります。こうした業務から見直しを始めると、比較的スムーズに次のステップへ進みやすくなります。
STEP2：委託方法を検討する
手放す業務が決まったら、次はどのような形で委託するかを検討します。委託方法には、特定の業務のみを代行してもらう部分委託と、採用活動全体を任せるRPO（採用代行）など、いくつかの選択肢があります。近年では、AIを活用してスカウト文の作成から送信までを自動化するツールを導入する企業も増えてきました。
委託方法を選ぶ際には、コストだけでなく、自社の採用活動にどこまで寄り添ってもらえるかという視点も欠かせません。ツールを導入するだけで終わってしまうと、運用が定着せず効果を実感しにくいこともあるため、伴走型のサポートが受けられるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
自社の採用課題や体制に合わせて、複数のサービスを比較しながら検討を進めることが大切です。
STEP3：段階的に外部委託を進める
委託方法を決めたら、いきなり全体を任せるのではなく、まずは一部の業務から段階的に進めていくことをおすすめします。例えば「スカウト配信のみ」といった限定的な範囲から始めることで、社内の運用に無理なく落とし込むことができます。
小さく始めることで、外部委託の効果を実感しながら、少しずつ任せる範囲を広げていくことが可能になります。また、実際に運用を進める中で見えてきた課題があれば、その都度委託先とすり合わせを行いながら調整していくことも重要です。
こうした段階的なアプローチを取ることで、現場の混乱を防ぎながら、着実に採用業務の効率化を進めていくことができます。次の章では、実際に業務委託によって新卒採用の効率化に成功した企業の事例を紹介します。
新卒採用の効率化に成功した企業を3つ紹介！
ここまで、コア・ノンコア業務の仕分け方や委託の進め方について解説してきました。
ここからは、実際に外部サービスを活用しながら新卒採用の効率化に取り組んだ企業の事例を紹介します。
株式会社Delight
株式会社Delightは、AIスカウトサービス「RecUp」を展開する企業です。RecUpは、生成AIを活用して候補者一人ひとりに合わせたスカウト文を自動で作成・送信できる点が特徴で、単なる自動化ツールにとどまらず、採用のプロによる伴走支援が付帯している点が強みとなっています。
定例のミーティングを通じて数値分析や改善提案を受けられるため、ツールを導入して終わりにならず、運用しながら成果につなげていく体制が整っている点も評価されています。これまでに累計500社以上の支援実績があり、業界や職種に応じたノウハウを活かした提案が可能な点も特徴です。
新卒採用における「工数不足」と「ノウハウ不足」という二つの課題に対して、AIの機動力と人によるサポートを掛け合わせることで対応している点が、多くの企業に選ばれている理由といえます。
関連記事：RecUp（リクアップ）｜新卒採用・中途採用向けAIスカウトサービス
株式会社オープンハウス・ディベロップメント様
不動産開発事業を手がける株式会社オープンハウス・デベロップメントでは、設計・施工管理を担う人材の採用が経営における重要なテーマの一つでした。組織体制の変化に伴い、外部の代行業者に依頼していたスカウト業務だけでは対応しきれず、「スカウトを十分な数だけ送りたいのに送りきれない」という課題を抱えていたといいます。
そこで導入したのが、AIが候補者ごとにスカウト文を作成し配信まで担う「RecUp」でした。導入前は代行業者を利用して4月から8月までの5か月間で36件の承認を獲得していたのに対し、RecUp導入後はわずか2か月で同水準の承認数を達成しています。
スカウトの送信量を安定的に確保できるようになったことで、これまで対応しきれていなかった母集団形成のスピードが大きく改善した点が、同社にとって大きな成果につながったといえます。AIによる自動化と現場の運用がかみ合ったことが、成功の要因の一つといえるでしょう。
関連記事：承認数2倍以上を実現！ーAIスカウトRecUpを導入して、たった2ヶ月で代行業者に依頼していた時の承認数を超えた、不動産業界オープンハウス・ディベロップメント様の成功事例
株式会社イトーヨーカ堂様
総合小売業を展開する株式会社イトーヨーカ堂では、新卒採用のスカウト業務を少人数体制で担っており、十分な送信時間を確保できずアプローチの機会を逃してしまうことが課題となっていました。文章作成や対象選定にかかる負担も大きく、担当者が本来注力すべき業務に時間を割きにくい状況が続いていたといいます。
こうした状況の中で導入されたのが「RecUp」でした。AIによる自動送信に加えて、定例ミーティングでの数値分析や改善提案といった伴走支援を受けられる点が、単なるツール導入にとどまらない決め手になったとされています。
導入後は毎日安定してスカウトを送信できる体制が整い、アプローチ量が向上。学生と接点を持てるイベントへの参加人数も倍増するなど、採用接点の拡大につながりました。その結果、採用担当者は本来向き合うべき業務に集中できる環境が整ったといいます。
関連記事：【導入事例】小売業界・イトーヨーカ堂様──AIスカウト『RecUp』を導入して送信数の担保と採用の質が向上を実現した事例を公開
新卒採用の業務効率化ならRecUpまで！
新卒採用は年々長期化・複雑化しており、限られた人員だけですべての業務を担うことが難しくなってきています。今回紹介したように、業務をコアとノンコアに仕分けたうえで、段階的に外部委託を進めることが、効率化を実現するための現実的な方法といえます。
実際に業務委託を取り入れた企業では、スカウト業務の負担が軽減され、学生との接点を増やせたという成果も見られました。自社だけで抱え込まず、外部のノウハウを取り入れることも、これからの新卒採用における一つの選択肢です。
新卒採用の業務効率化を検討している場合は、AIスカウトサービス「RecUp」を提供する株式会社Delightに相談してみるのも一つの方法です。
参考出典
新卒採用の効率化はどう進める？コア業務・ノンコア業務の仕分け基準と最新の成功事例を解説
https://www.ssen.co.jp/blog/48
