この記事を読むと理解できること
本記事では、お祈りメールの定義や各段階別のテンプレートで使える通知文例、必須項目などを網羅しています。
- お祈りメール（不採用通知）の定義 がわかる
- 企業がお祈りメール（不採用通知）を送付すべき理由 がわかる
- 選考段階別・お祈りメール（不採用通知）のテンプレ文例 がわかる
- 新卒・中途別・お祈りメール（不採用通知）のテンプレ文例 がわかる
- お祈りメール（不採用通知）を送る時の注意点 がわかる
- お祈りメール（不採用通知）に記載すべき7つの内容 がわかる
- お祈りメール（不採用通知）に関するよくある質問と回答 がわかる
採用活動を進めていると、どうしても避けられないのが不採用の連絡です。限られた採用枠の中で、すべての応募者に「合格」をお伝えすることはできません。
しかし、この不採用通知、いわゆる「お祈りメール」の対応次第で、企業に対する印象は大きく変わってきます。丁寧で誠意のある対応を行えば、不採用という結果であっても「この企業は自分のことをきちんと見てくれていた」という信頼感を残すことができるのです。
本記事では、お祈りメールの基本的な書き方から、新卒・中途、書類選考・面接といった選考段階に応じたテンプレート文例、送付時の注意点や好印象を残すためのコツまで、採用担当者が押さえておくべきポイントを網羅的に解説していきます。
そのままコピペして使えるテンプレートも多数掲載していますので、ぜひ日々の採用業務にお役立てください。
＼スカウト業務の効率化ならAIスカウト「RecUp」にご相談ください／
400社以上のお取り組み実績
国内導入数No.1のAIスカウトサービス
採用のプロとAIが連携し、貴社に最適な採用活動をサポート。
人手不足・母集団形成の悩みを根本解決する『攻めの採用支援』を今すぐ体験。
お祈りメール（不採用通知）とは？
採用活動を進めていく中で、すべての応募者に「合格」をお伝えできるわけではありません。むしろ多くの場合、応募者の大半に対しては選考を見送らせていただくという判断をせざるを得ないでしょう。このような状況において、人事担当者として避けて通れないのが不採用の連絡業務です。
「お祈りメール」とは、選考を通過できなかった応募者に対して送付する不採用通知メールの通称を指します。この呼び名は、メール文末に記載される定型句「今後のご活躍をお祈り申し上げます」に由来しており、就活生の間で広く浸透している表現です。
単なる事務連絡のように思われがちなこの通知ですが、実は企業の印象や信頼性を大きく左右するコミュニケーションの機会でもあります。不採用という結果を伝えるだけでなく、応募者への敬意や感謝を示す場として捉えることが求められているのです。
お祈りメール（不採用通知）の現状は？
この章では、お祈りメールの送付状況や就活生の受け止め方について整理しています。
採用活動において、どのタイミングで、どのような形式で不採用通知を行うべきかは、多くの人事担当者が頭を悩ませる課題の一つといえます。しかし、お祈りメールの有無やその内容が、企業に対する応募者の印象を決定づける要因になっているという現実もあります。
ここでは、企業側のお祈りメール送付の実態と、それを受け取る就活生の意識についてデータを交えながら整理していきます。
約8割以上の企業はお祈りメールを送っている
企業の採用活動において、不採用通知を全員に送付することは当然のマナーと考えられがちですが、実態はどうなっているのでしょうか。
HR総研が実施した「2017年新卒採用動向調査」によれば、書類選考の合否連絡について、全体の78%の企業が「全員に連絡する」と回答しています。一方で、従業員1,001名以上の大企業に限定すると、この割合は63%にまで低下し、約4割弱の企業が合格者のみへの連絡にとどめていることがわかります。
面接後の合否連絡についても確認してみると、87%の企業が「全員に連絡する」と回答しており、書類選考段階と比べると通知率は向上しています。しかし、それでも13%の企業は面接まで進んだ応募者に対しても全員には連絡していない状況です。
出典：就活生が激怒する「サイレントお祈り」の実態｜東洋経済オンライン
このように連絡がないまま放置される状態は、就活生の間で「サイレントお祈り」と呼ばれ、不満や不信感の大きな原因となっています。
就活生はお祈りメールの中身も重要視している
お祈りメールを送ること自体は多くの企業で実践されていますが、その内容についてはどうでしょうか。2024年度卒業予定の学生300名を対象としたABABA総研の調査では、不採用通知のあり方が企業イメージに大きく影響していることが明らかになっています。
調査結果によると、志望度の高い企業から届いた不採用通知の印象について、83%の学生が「形式的で冷たい印象を受けた」と回答しました。テンプレートをそのまま使用した機械的な文面は、応募者に「自分は軽視されている」という感覚を与えてしまう傾向にあります。
さらに深刻なのは、不採用通知をきっかけとした企業への感情の変化です。同調査では、85%の学生が「その企業を嫌いになった」と回答しています。一方で、10%の学生は「好きになった」と答えており、選考中に出会った社員の印象や、丁寧な対応が好感度を維持・向上させる要因になっていることがうかがえます。
出典：【ABABA総研】就活生の9割が志望度の高い企業を不採用になった経験あり｜PR TIMES
調査ではさらに、「心のこもった温かな印象を受けた」と回答した17%の学生から、「人事が個別に応援メッセージをくれて励ましてくれた」「面接で話した内容が書かれていて覚えていてくれたことが嬉しかった」といった声も寄せられています。同じ不採用通知であっても、企業側の誠意が感じられるメッセージであるかどうかが、その後の好感度を左右するといえるでしょう。
お祈りメール（不採用通知）を送るべき理由とは？
この章では、お祈りメールの送付が企業にとってなぜ必要なのかを整理しています。
採用活動において、合格者への対応が最優先になるのは当然のことです。内定承諾に向けたフォローや入社準備のサポートなど、限られたリソースの中でやるべきことは山積みでしょう。そのような状況下で、選考を見送った応募者への連絡にどれだけ時間を割くべきかは、判断が分かれるところかもしれません。
しかし、不採用通知を適切に行うことは、短期的な業務効率だけでは測れない価値を企業にもたらします。ここでは、お祈りメールを送付すべき理由について、3つの観点から解説していきます。
応募者に対して誠実さを示すため
応募者は履歴書の作成やエントリーシートの執筆、面接のための準備など、多くの時間と労力をかけて選考に臨んでいます。その努力に対して何も連絡をしないまま終わらせることは、「応募してもらうのが当然」という姿勢を暗に示すことになりかねません。
採用活動は本来、企業と応募者が対等な立場でお互いを選び合うプロセスです。たとえ不採用という結果であっても、選考に参加してくれたことへの感謝を伝え、関係をきちんと一区切りすることが、企業としての誠実さを示す第一歩となります。
企業ブランドや信頼性を守るため
不採用通知を怠ったり、形式的で冷たい文面を送付したりすることは、SNSや就活口コミサイトでのネガティブな評判につながるリスクがあります。ABABA総研の調査では、不採用になった企業の製品やサービスを「今後使わない・周りにおすすめしない」と回答した学生が66%に上っていました。
選考での対応が、その後の消費者としての行動や周囲への口コミに影響を与える可能性があることを考えると、お祈りメールは単なる事務連絡ではなく、企業ブランドを守るための施策として位置づけるべきでしょう。
今後の応募者の質を向上させるため
丁寧な不採用通知は、長期的な視点で見ると採用活動全体の質を高めることにもつながります。誠実な対応を受けた応募者は、たとえ今回は縁がなかったとしても、将来的に再応募を検討したり、周囲に企業の良い印象を伝えたりする可能性が生まれます。
このような対応は「採用CX（Candidate Experience：候補者体験）」の向上として、近年の採用トレンドでも注目されている領域です。応募者との接点一つひとつを大切にすることが、結果として優秀な人材との出会いにつながっていきます。
関連記事：採用CXとは？メリットや成功させるポイントについて徹底解説！
【選考段階別】コピペOK！お祈りメール（不採用通知）のテンプレ文例
この章では、選考段階別のお祈りメールテンプレートを整理しています。
お祈りメールを作成する際に意識しておきたいのが、選考段階に応じた文面の調整です。パーソル総合研究所の「新卒者の内定辞退に関する定量調査」によれば、応募者の企業に対する志望度は選考が進むにつれて変化することがわかっています。
エントリーシート提出時点で第1志望としていた割合は46.2%ですが、適性検査・筆記試験受検後は46.5%とほぼ変わりません。しかし、第一次面接後には53.0%、第二次面接後には63.9%と、面接を経るごとに志望度が上昇していることが読み取れます。
つまり、選考が進むほど応募者の期待や思い入れも深まっているため、不採用通知においてもより丁寧な配慮が求められるということです。ここでは、各選考段階に適したテンプレートを紹介していきます。
書類選考
書類選考の時点で不採用となる場合、応募者と直接面会していないため、形式的になりがちです。
そのため簡潔ながらも丁寧さを保ち、応募書類作成にかけた時間への感謝を伝えるようにしてください。多くの応募者がいる場合でも、心を込めた印象を残せる文章にすることが望ましいです。
書類選考用 お祈りメール例
件名： 【株式会社△△】書類選考結果のご連絡
本文：
◯◯ ◯◯ 様このたびは弊社採用募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
株式会社△△ 人事部の□□でございます。社内で慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
お忙しい中ご応募いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
◯◯様の今後のご活躍をお祈り申し上げますとともに、弊社への関心に感謝申し上げます。なお、応募書類は弊社の個人情報保護方針に従い、法令や社内規定に基づき、適切な方法（破棄または返却）で処理いたします。
敬具
――――――――――
株式会社△△
人事部 □□ □□
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：jinji@example.co.jp
――――――――――
書類選考段階では、必要最低限の内容を簡潔に伝えることが基本です。「次のステップに進むのが難しい」という柔らかい表現を用いることで、角を立てずに明確に結果を通知できます。 応募者との適切な距離感を保ちつつ、礼儀を欠かさない文章が求められます。
WEBテスト・グループディスカッション
WEBテストやグループディスカッションは、書類選考を通過した後の初期段階の選考として位置づけられることが多いプロセスです。この段階での不採用通知は、応募者が選考に一定の時間と労力を費やしていることを踏まえ、書類選考よりもやや丁寧な表現を心がけるのがポイントとなります。
特にグループディスカッションでは、他の応募者と一緒に課題に取り組むという経験を通じて、応募者の企業に対する関心や期待が高まっている可能性があります。選考への参加に対する感謝の気持ちを明確に伝えることで、不採用という結果であっても企業への印象を損なわないよう配慮することが大切です。
件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇
〇〇 〇〇様
株式会社〇〇 採用担当の△△です。
先日は、お忙しい中弊社の選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
選考結果について社内で慎重に検討を重ねました結果、
誠に残念ではございますが、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。
多くの企業の中から弊社にご関心をお寄せいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
なお、ご提出いただいた応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄いたします。
末筆ながら、〇〇様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
---------------------------------------------
株式会社〇〇
採用担当：△△
メール：xxx@xxx.co.jp
電話：03-XXXX-XXXX
---------------------------------------------また、この段階では応募者が複数の企業の選考を並行して進めているケースがほとんどです。結果通知が遅れると、応募者の次の行動に支障をきたす恐れがあるため、選考後3日以内を目安に速やかに連絡することを心がけましょう。
一次面接
一次面接後の不採用連絡では、直接会話を交わした相手への丁寧な配慮が不可欠です。 時間を割いて面接に参加してくれたことへのお礼を文頭で伝え、感謝の気持ちを明確に示しましょう。
面接時の印象を短く触れることで、機械的な文面にならず、誠実さを感じさせる効果があります。 ただし、相手に過剰な期待を持たせないよう、慎重な言葉選びがポイントです。
一次面接用 お祈りメールテンプレート
件名： 【株式会社△△】一次面接結果のご案内
本文：
◯◯ ◯◯ 様お世話になっております。株式会社△△ 人事部の□□でございます。
このたびはご多忙の中、弊社の一次面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。面接を通じて、◯◯様のご経歴やお考えを伺うことができ、大変貴重な時間を頂戴いたしました。
社内で慎重に検討を重ねた結果、誠に恐縮ながら、今回は次の選考にお進みいただくことが難しい結果となりました。お時間を割いてご参加いただいたにもかかわらず、ご希望に沿えないことを心よりお詫び申し上げます。
◯◯様の今後のご活躍をお祈り申し上げるとともに、弊社にご応募いただきましたことに深く感謝申し上げます。なお、応募書類は弊社の個人情報保護方針に従い、法令や社内規定に基づき、適切な方法（破棄または返却）で処理いたします。
敬具
――――――――――
株式会社△△
人事部 □□ □□
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：jinji@example.co.jp
――――――――――
一次面接での不採用通知では、「面接を通して印象に残った点」に少し触れることで、応募者の誠実さや努力を認める姿勢を示せます。
応募者が前向きな気持ちで次の機会に向かえるよう、感謝と敬意の両方を表すことが理想的です。
最終面接
最終面接に進んだ応募者は、入社への期待が高まっている段階です。そのため、不採用の連絡には細心の注意を払いましょう。
これまでの努力や評価ポイントをきちんと伝えた上で、「残念ながら採用に至らなかった」と誠実な企業姿勢を伝えることができます。
また、今後の成長や再応募の可能性に触れる一言を添えると、相手の気持ちを尊重した柔らかな印象に仕上がります。
最終面接用 お祈りメールテンプレート
件名： 【株式会社△△】最終選考結果のご案内
本文：
◯◯ ◯◯ 様いつもお世話になっております。株式会社△△ 人事部の□□でございます。
このたびはご多忙の中、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。選考を通して、◯◯様の専門性やご経験、そして弊社への強いご関心を感じることができました。
社内でも高い評価を得ておりましたが、最終的には総合的な判断のもと、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。このような結果となり、ご期待に沿えませんでしたことを心よりお詫び申し上げます。
長期にわたる選考にご協力いただきましたこと、心より感謝申し上げます。◯◯様の今後のさらなるご発展をお祈り申し上げるとともに、将来的にまたご縁をいただける機会がありましたら幸いに存じます。
なお、応募書類は弊社の個人情報保護方針に従い、法令や社内規定に基づき、適切な方法（破棄または返却）で処理いたします。敬具
――――――――――
株式会社△△
人事部 □□ □□
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：jinji@example.co.jp
――――――――――
最終面接での連絡は、応募者に対して最大限の敬意を込めることが重要です。「高く評価していた」という表現を交えることで、単なる落選通知ではなく、努力や人柄をきちんと認めていることが伝わります。
誠実で丁寧な対応を行うことで、結果にかかわらず企業への信頼感を残すことができるでしょう。
【新卒・中途別】コピペOK！お祈りメール（不採用通知）のテンプレ文例
この章では、採用区分別のお祈りメールテンプレートを整理しています。
新卒と中途では、応募者の置かれている状況や期待する内容が異なるため、同じ不採用通知でも文面を工夫すると良いでしょう。
学生には「これからの挑戦を応援する姿勢」を示し、社会人経験者には「これまでのキャリアへの敬意」を伝えると効果的です。どちらの場合も、簡潔でありながら誠意を感じられる表現が好印象につながります。
新卒採用
新卒の応募者に送る不採用メールでは、選考過程での努力や熱意を認めつつ、これからの就職活動への期待を示す表現が重要です。
社会人経験が浅い学生にとって、選考は学びの機会でもあるため、冒頭で応募への感謝と選考に費やした時間への労いを伝えると良いでしょう。
「今後の活躍を期待しています」といった前向きな言葉を添えることで、学生の気持ちに寄り添うことができます。
新卒採用向け お祈りメール例
件名： 【株式会社△△】新卒採用 選考結果のご連絡
本文：
◯◯ ◯◯ 様このたびは弊社新卒採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。
株式会社△△ 人事部の□□でございます。お忙しい中、選考にご参加いただき感謝申し上げます。面接を通して、◯◯様の真摯な姿勢や学業・課外活動での努力をお伺いし、大変印象に残りました。
社内で慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。◯◯様の前向きな姿勢や誠実なお人柄には、社員一同強く感銘を受けております。
今回の結果についてお詫び申し上げるとともに、今後のご活躍と明るい未来を心よりお祈り申し上げます。
なお、応募書類は弊社の個人情報保護方針に従い、法令や社内規定に基づき、適切な方法（破棄または返却）で処理いたします。
短い期間ではございましたが、弊社にご関心を寄せていただき、重ねて感謝申し上げます。
敬具
――――――――――
株式会社△△
人事部 □□ □□
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：jinji@example.co.jp
――――――――――
不採用の通知と応募への感謝、これからの活躍に期待する気持ちが、このテンプレートにはバランスよく含まれています。「慎重に選考を進めた」という表現により、真摯に向き合ったことを伝えられるでしょう。
学生の心情に配慮しながらも、ビジネスマナーに則った丁寧な文面となっています。企業として誠実な姿勢を示すことで、たとえ不採用であっても好印象を残すことが可能です。
応募書類の取り扱いについても明記することで、個人情報保護への配慮を示しています。こうした細やかな配慮が、企業の信頼性を高めるポイントとなるのです。
中途採用
中途採用の場合、不採用通知では応募者のこれまでの職歴や専門知識に対する敬意を示すことが重要です。
面接で聞いた具体的な経験や印象に軽く触れると、単なる形式的な通知ではないことが伝わります。社会人経験のある方へのメールは、丁寧で落ち着いた文調を意識しましょう。
また、転職活動は時間的・精神的な負担を伴うため、応募してくれたことへの感謝の気持ちをしっかりと伝えることも忘れないでください。
中途採用向け お祈りメール例
件名： 【株式会社△△】中途採用 選考結果のご連絡
本文：
◯◯ ◯◯ 様このたびは弊社中途採用にご応募いただき、誠にありがとうございました。
株式会社△△ 人事部の□□でございます。面接では、これまでのご経験やスキルについて詳しくお話しいただき、誠実にご対応いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
社内で慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。◯◯様の豊富な経験やお人柄から学ぶ機会をいただき、改めて御礼申し上げます。
今後のご活躍とさらなるご発展を、社員一同、心よりお祈り申し上げます。なお、応募書類は弊社の個人情報保護方針に従い、法令や社内規定に基づき、適切な方法（破棄または返却）で処理いたします。
敬具
――――――――――
株式会社△△
人事部 □□ □□
TEL：03-XXXX-XXXX
Email：jinji@example.co.jp
――――――――――
お祈りメール（不採用通知）を送る時の注意点は？
この章では、お祈りメール送付時に気をつけるべきポイントを整理しています。
テンプレートを用意しておけば、お祈りメールの送付は効率的に進められます。しかし、送り方やタイミング、内容によっては、せっかくの配慮が逆効果になってしまうこともあります。
ここでは、お祈りメールを送付する際に押さえておくべき注意点と、それぞれへの対処法を解説していきます。
必ず全員に送る
前述のデータでも示した通り、一部の企業では合格者のみに連絡し、不採用者には何も伝えない「サイレントお祈り」が行われています。しかし、これは応募者に不安や不信感を与えるだけでなく、企業の評判を損なうリスクを伴う対応です。
応募者は結果が来るかどうかわからない状態で待ち続けることになり、気持ちを切り替えて次の企業に向かうことが難しくなってしまいます。結果的に、企業に対するネガティブな印象がSNSや口コミサイトに書き込まれる可能性も否定できません。
選考を見送った応募者全員に対して、必ず結果を通知する体制を整えることが基本中の基本といえます。
全員への送付を徹底するための対処法
- 採用管理システム（ATS）を活用し、未送付者をリスト化して漏れを防ぐ
- 選考結果が確定したら即日または翌営業日中に送付するルールを設ける
- テンプレートを事前に用意し、送付業務の負担を最小限に抑える
選考から3日以内に送付する
お祈りメールは、選考後できる限り早く送付することが望ましいとされています。一般的には選考から3日以内を目安に通知するのがマナーです。結果通知が遅れると、応募者は「まだ結果が出ていないのでは」と期待を持ち続けることになり、心理的な負担が増してしまいます。
特に最終面接後など、応募者が他社との比較検討を進めているタイミングでは、通知の遅れが応募者の判断に悪影響を与える可能性もあります。速やかな対応が、企業への信頼感につながることを意識しておきましょう。
迅速な送付を実現するための対処法
- 選考終了時に合否判断の期限を社内で明確に設定する
- 面接官からのフィードバック提出を当日中に義務づける
- 判断が長引く場合は、一次連絡として「結果は○日までにお知らせします」と伝える
メールで送付するのが基本
出典：【ABABA総研】就活生の9割が志望度の高い企業を不採用になった経験あり｜PR TIMES
不採用通知の連絡手段としては、メールが最も一般的です。ABABA総研の調査によれば、選考で不採用になった経験のある学生のうち97%が、不採用通知をメールで受け取ったと回答しています。
メールであれば、送信時間を選ばず、双方に記録が残るため、効率的かつ確実に通知を行うことができます。一方で、書類を返却する場合や、最終面接後など特に丁寧な対応が求められる場面では、郵送を併用することも検討すると良いでしょう。
連絡手段を適切に選ぶための対処法
- 基本はメールで統一し、送信テンプレートを用意しておく
- 書類返却が必要な場合は郵送を併用し、メールで発送案内を行う
- 電話での連絡は特別な事情がある場合のみとし、記録としてメールも併送する
その他の連絡手段については、以下の記事も参考にしてみてください。
関連記事：【テンプレあり】不採用通知を例文付きで解説！郵送・メール・電話でのシーン別パターンも解説！
ポジティブなフィードバックがあると好印象になりやすい
前述のABABA総研の調査では、不採用通知の印象について「形式的で冷たい」と感じた学生が83%に上る一方で、「心のこもった温かな印象を受けた」と回答した17%の学生も存在しました。この違いを生んでいるのが、面接でのやり取りを踏まえたポジティブなフィードバックの有無です。
「落ちたのは残念だが、人事が個別に応援メッセージをくれて励ましてくれた」「私が面接で話した内容が書かれていて、覚えていてくれたことが嬉しかった」といった声が寄せられており、テンプレート通りの文面に一言添えるだけで、印象が大きく変わることがわかります。
選考を通じて感じた応募者の良い点や、面接で印象に残った発言などを具体的に記載することで、不採用という結果であっても「この企業は自分のことをきちんと見てくれていた」という信頼感を残すことができます。
自分の経験をベースに就職活動のエール送付もおすすめ
ポジティブなフィードバックに加えて、採用担当者自身の経験をもとにしたエールを添えるのもおすすめの方法です。「私自身も就職活動では苦労した経験がありますが、その経験が今の仕事に活きています」といったメッセージは、応募者にとって励みになるだけでなく、企業の人間味を感じさせる効果があります。
このアプローチの良いところは、テンプレート化しやすいという点です。応募者一人ひとりに対して個別のコメントを考える必要がなく、ある程度共通の文面を使い回すことができます。それでいて、機械的な印象を避け、温かみのあるコミュニケーションを実現できるのです。
たとえば、「就職活動は長期戦になることもありますが、諦めずに行動し続けることで必ず道は開けます。〇〇様のこれからの挑戦を心より応援しております」といった一文を加えるだけで、印象は大きく変わります。
お祈りメール（不採用通知）に記載すべき7つの内容とは？
この章では、お祈りメールに記載すべき内容を整理しています。
お祈りメールを作成するために効果的なのは、必ず含めるべき要素があります。これらの項目を漏れなく記載することで、法的リスクを回避しつつ、応募者に対して誠実な対応が可能です。
ここからは、お祈りメールに必須の7つの構成ポイントについて、それぞれ詳しく解説していきます。自社のメールテンプレートを見直す際の、チェックリストとしてもぜひご活用ください。
①件名
件名はメールの内容を一目で把握できる明確な表現が不可欠です。「選考結果のご連絡」「書類選考結果のお知らせ」といった形で、応募者が迷わず理解できる文言を選びます。
特に複数社へ応募しているケースでは、どの企業からの連絡なのかを判別できることが重要です。「【株式会社△△△】選考結果のご連絡」といった明確な一文が適しています。
件名が曖昧だと迷惑メールと勘違いされるリスクもあるため、30文字程度で簡潔にまとめると良いでしょう。
②応募者のフルネーム
宛名には必ず応募者のフルネームを正確に記載する必要があります。「◯◯様」という形で、誤字や表記ミスがないよう注意しましょう。
名前の誤表記は大きな不信感につながるため、応募書類を確認しながら正確に入力してください。敬称は「様」が一般的ですが、自社の文化や応募者との関係性によって柔軟に対応する場合もあります。
一斉送信であっても「各位」などは避け、個別対応であることを示すことが大切です。名前を冒頭に記すことで、応募者への敬意を表現できます。
③応募への感謝の言葉
お祈りメールでは、まず応募への感謝を示すことが欠かせません。「この度は弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました」といった表現が基本です。
形式的な言葉だけではなく、面接のために来社してくれた場合は「ご多忙の中お越しいただき」など具体的に添えると誠意が伝わります。
本題に入る前に、応募への感謝を示すことで、応募者を尊重する姿勢を示し、メッセージの受け止め方を和らげることができます。心を込めた言葉選びが企業イメージを高めることに繋がるのです。
④ 選考結果（不採用）のお知らせ
不採用を伝える際は、「不採用」という直接的な表現を避け、「ご期待に沿いかねる」「ご希望に沿いかねる」といった配慮のある言い回しを使用します。
なお、不採用の具体的な理由については記載する必要はありません。理由を詳細に説明することで、応募者との間にトラブルが生じるリスクもあるためです。
ただし、前述の通り、選考を通じて感じた応募者の良い点や、面接で印象に残った点を一言添えることで、印象を大きく改善することができます。最終面接まで進んだ応募者に対しては、「選考を通じて感じた〇〇様の真摯な姿勢は大変印象深いものでした」といったフィードバックを加えることを検討してみてください。
⑤今後のご健勝・ご活躍を願う一文
応募者の今後を応援するメッセージは、不採用通知の中でも重要な役割です。広く用いられているのが「今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」という定型の一文です。
新卒採用であれば「就職活動のご成功を」、中途採用であれば「キャリアの更なるご発展を」と状況に応じて言葉を変えると、より誠実さが伝わります。
この一文により、不採用の通知を前向きに締めくくることができ、応募者の心理的な負担を軽減する効果も期待できます。
⑥応募書類の取り扱いに関する説明
応募者から提出された書類やデータの扱いについて明記することは、企業の信頼性を高める要素となります。「ご提出いただいた書類は責任を持って破棄いたします」といった説明が一般的です。
個人情報保護法の観点からも、適切に処理することを示すのは必須となるので忘れないようにしましょう。返却を希望する場合の対応方法を添えると、さらに丁寧な印象になります。
処理の詳細を細かく説明する必要はありませんが、「適切に」や「責任を持って」と表現することで安心感を与えられます。
⑦企業名と担当者の署名
メールの最後には、企業名と担当者名を明記した署名を必ず記載します。会社名、部署名、担当者名、電話番号やEmailといった連絡先が基本要素です。署名を正確に示すことで、通知の信頼性が高まるだけでなく、応募者が問い合わせを希望した際の窓口としても機能します。
「採用担当」だけではなく個人名を添えることで、責任の所在を明確にできます。応募者に追加の情報確認をしてもらう機会を提供できる、URLを加えるのも有効です。
署名のデザインは、シンプルで読みやすいものが好まれます。罫線で区切ったり、適度に改行を入れたりすることで、視認性を高められるでしょう。正式な署名は、ビジネスメールの基本マナーとなっています。どんなに内容が優れていても、署名が不適切であれば、企業の信頼性が損なわれる可能性があることを認識して対応するべきです。
お祈りメール（不採用通知）に関するよくある質問と回答
この章では、お祈りメールに関するよくある疑問への回答を整理しています。
- Q：不採用にした人のデータは残しておくものですか？返した方が良いですか？
- Q：お祈りメールはどれくらいカスタマイズをするのが望ましいですか？
- Q：選考途中で辞退した応募者にもお祈りメールは必要ですか？
- Q：エージェント経由だった場合のお祈りメールはどう送れば良いですか？
- Q：不採用の理由を聞かれたらどうすれば良いですか？
- Q：お祈りメールに返信が来た場合は対応するべきですか？
お祈りメールの運用にあたっては、さまざまな疑問や判断に迷う場面が出てくることもあります。ここでは、採用担当者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
Q：不採用にした人のデータは残しておくものですか？返した方が良いですか？
不採用にした応募者のデータについては、一定期間保管した後に適切に破棄するのが一般的な対応です。保管期間は企業によって異なりますが、選考終了後6ヶ月〜1年程度を目安としているケースが多いでしょう。
ただし、将来的な再応募の可能性や、タレントプール（潜在的な採用候補者のデータベース）としての活用を視野に入れている場合は、応募者の同意を得た上でデータを保管することも選択肢の一つです。個人情報保護の観点から、保管目的と期間を明確にし、応募者に対して事前に説明しておくことが求められます。
応募書類の返却については、原則として破棄で問題ありません。返却を希望する応募者には個別に対応する旨を、お祈りメールの中で案内しておくと丁寧です。
Q：お祈りメールはどれくらいカスタマイズをするのが望ましいですか？
理想をいえば、応募者一人ひとりに対して個別のコメントを添えることが望ましいですが、現実的にはリソースとのバランスを考慮する必要があります。
実務的なアプローチとしては、選考段階ごとにテンプレートを用意しておき、面接まで進んだ応募者に対しては一言程度のコメントを追加するという方法が効率的です。特に最終面接まで進んだ応募者については、面接官からのフィードバックをもとに具体的な一文を加えることで、印象が大きく改善されるでしょう。
書類選考段階での不採用通知については、テンプレートをそのまま使用しても問題ありません。重要なのは、カスタマイズの有無よりも、必ず全員に連絡を行うことと、迅速に送付することです。
Q：選考途中で辞退した応募者にもお祈りメールは必要ですか？
選考途中で辞退した応募者に対しては、不採用通知としてのお祈りメールは不要です。ただし、辞退の申し出に対する返信は必ず行いましょう。
返信では、辞退の受理を確認するとともに、選考に参加してくれたことへの感謝を伝えます。「今後のご活躍をお祈りしています」といった一文を添えることで、丁寧な印象を残すことができるでしょう。
辞退者への対応についてより詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてみてください。
関連記事：選考辞退を防ぐ方法とは？辞退者へのメール対応例文と原因を解説！
Q：エージェント経由だった場合のお祈りメールはどう送れば良いですか？
人材紹介会社（エージェント）経由で応募があった場合、不採用通知は企業から直接応募者に送付するのではなく、エージェントを経由して伝えるのが一般的です。
エージェントに対しては、選考結果とともに、可能な範囲で不採用の理由や応募者へのフィードバックを共有します。エージェントはその情報をもとに、応募者に対して適切なフォローを行います。
企業側としては、エージェントとのコミュニケーションにおいて、応募者への伝え方に配慮するよう依頼することも重要です。形式的な連絡で終わらせず、応募者の今後の活動に役立つ情報を提供できるよう、エージェントと連携を図りましょう。
Q：不採用の理由を聞かれたらどうすれば良いですか？
不採用の具体的な理由を応募者から問い合わせられた場合、詳細な理由の開示は控えるのが一般的な対応です。
理由を詳しく説明することで、応募者との間にトラブルが生じるリスクがあるほか、主観的な評価を伝えることで誤解を招く可能性もあります。問い合わせがあった場合は、「総合的な判断の結果、今回はご縁がなかったと判断いたしました」といった形で、丁寧にお断りするのが適切です。
ただし、応募者の今後の参考になるような一般的なアドバイス（「業界研究をさらに深めてみてください」など）であれば、伝えても問題ないケースもあります。状況に応じて判断しましょう。
Q：お祈りメールに返信が来た場合は対応するべきですか？
お祈りメールに対して応募者から返信が来た場合は、内容に応じて適切に対応することが望ましいでしょう。
選考への感謝を述べる内容であれば、簡潔に返信を行います。「ご丁寧にご連絡いただきありがとうございます。〇〇様の今後のご活躍をお祈りしております」といった一文で十分です。
一方、不採用の理由を求める内容や、選考結果への不満を訴える内容の場合は、感情的にならず冷静に対応することが大切です。前述の通り、詳細な理由の開示は控えつつ、丁寧な言葉遣いで返信を行いましょう。
採用業務の負担を減らす方法に「RecUp」という選択肢も！
お祈りメールは、単なる不採用通知ではなく、企業の誠実さと品格を示す重要なコミュニケーションツールです。
新卒・中途採用や選考ステップに応じた適切なテンプレートを用意し、7つの必須項目を漏れなく記載することで、応募者への敬意を表現できます。採用活動の効率化と応募者への丁寧な対応を両立させるには、適切なツールの活用が重要となります。
RecUp(リクアップ)は、AIを活用したスカウトサービスです。RecUpでは、AIが求人内容と求職者のプロフィールを自動でマッチングし、候補者に対してマッチしたスカウトを送信してくれます。
これにより、採用担当者は書類選考や面接といったコア業務に集中でき、応募者一人ひとりに丁寧な対応を行う時間を確保できるのです。
採用ブランディングを意識した丁寧な応募者対応と、業務効率化を同時に実現したい企業の皆様は、ぜひRecUpの導入をご検討ください。AIの力で、採用活動の質を次のレベルへ引き上げることができます。
＼スカウト業務の効率化ならAIスカウト「RecUp」にご相談ください／
400社以上のお取り組み実績
国内導入数No.1のAIスカウトサービス
採用のプロとAIが連携し、貴社に最適な採用活動をサポート。
人手不足・母集団形成の悩みを根本解決する『攻めの採用支援』を今すぐ体験。
参考出典
就活生が激怒する「サイレントお祈り」の実態｜東洋経済オンライン
https://toyokeizai.net/articles/-/119844?page=2
【ABABA総研】就活生の9割が志望度の高い企業を不採用になった経験あり｜PR TIMES
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000041.000068609.html
新卒者の内定辞退に関する定量調査｜パーソル総合研究所
https://rc.persol-group.co.jp/thinktank/data/decline-a-job-offer.html
