【例文あり】企業側からの面接の断り方は？適切な方法とNG例・注意点を解説

面接を経て不採用の判断を下すことは、採用活動において避けられない業務のひとつです。しかし、その後の「断り方」を軽視すると、企業のブランドイメージや将来の採用活動にまで影響が及ぶことがあります。採用活動における企業の評判が、次の採用成功を左右する時代になっているからこそ、面接後の候補者対応を丁寧に設計することが重要です。

この記事では、企業側が面接を断る際の適切な方法・例文・注意点・法的なNG例まで、実務で即使える内容を体系的に解説します。採用担当者として「誠実な断り方」を実践するための指針としてご活用ください。

企業側の面接の断り方が大事な理由とは？

出典：ABABA総研「不採用通知に関する調査」

採用選考において、企業は多くの候補者と接点を持ちます。その中で不採用の判断をする場面は必然的に発生しますが、「どう断るか」という対応の質が、企業の評判を左右することをご存知でしょうか。候補者は選考の結果を受けた後、その企業に対して何らかの感情を抱きます。

株式会社ABABAの調査によると、不採用通知を受けた候補者の85%が「会社を嫌いになった」と回答しています。一方で、「好きになった」と答えた候補者も10%存在しており、断り方の質次第で印象は大きく変わることが分かります。

現代は転職・就活口コミサイトやSNSへの情報拡散が当たり前になっています。丁寧さを欠いた断り方をした企業への評価が書き込まれ、次の採用活動に影響を与えるケースも珍しくありません。

また、今回の不採用者が将来の顧客・取引先・優秀な再応募者になる可能性もあります。断り方は、長期的な採用ブランドを形成する重要な接点と位置づけて取り組むことが大切です。

面接を断る際の丁寧な対応を実現するためにも、まずは採用活動全体の設計を見直すことが有効です。

関連記事：採用活動の進め方を体系的に解説！

企業側が面接を断る際の手段は3つ！

この章では各手段のメリット・デメリットと注意点を整理しています。

• メール
• 電話
• 書面

面接の結果を候補者に伝える手段は大きく「メール」「電話」「書面」の3種類があります。それぞれに特性があり、状況や候補者の属性によって使い分けることが重要です。

メール

メールは現在最もスタンダードな不採用通知の手段です。候補者へのスピーディーな通知が可能で、送信記録が残るため、「連絡した・していない」というトラブルの防止にもつながります。採用担当者の業務負荷を考慮しても、メールによる一次対応が最も現実的な選択です。

メリット	デメリット
送信記録が残りトラブルを防止しやすい	受信ボックスに埋もれて見落とされる可能性がある
迅速に大勢へ通知できる	対面や電話より温度感が伝わりにくい
テンプレートを活用した標準化ができる	スマートフォンで受信した際に表示崩れが起きることがある
候補者が都合の良い時間に確認できる	誤送信が起きた場合の訂正が難しい

メールで通知する際の大事なポイントは以下のとおりです。

• 件名は「【選考結果のご連絡】株式会社〇〇」のように会社名と内容を明記し、受信トレイで埋もれないようにする
• 宛名は「貴殿」ではなく候補者の氏名（フルネーム）を記載する
• 送信前に宛名・宛先・本文の誤りがないかを必ず確認する
• 送信後のフォローとして返信不要の旨を明記するか、質問窓口を設けておく

電話

電話は「直接話して誠意を伝えたい」「最終面接まで進んだ候補者への通知」「急いで連絡が必要な場合」に有効です。声のトーンや言葉を通じて温度感を伝えられる一方、候補者から理由を追及されるなど、予期しない対応が必要になるケースもあります。

メリット	デメリット
直接の会話で誠意が伝わりやすい	候補者から不採用理由を追及されることがある
緊急性の高い場合に素早く伝えられる	会話内容が記録に残らず「言った言わない」になるリスクがある
候補者の反応をリアルタイムに把握できる	つながらない場合や折り返し対応が必要になる

電話で通知する際の大事なポイントは以下のとおりです。

• 電話後に同じ内容をメールでも送り、書面として記録を残す
• 電話前に話す内容・想定される質問への回答を整理しておく
• 候補者が出やすい時間帯（平日10〜12時・14〜17時頃）に連絡する
• 現職中の候補者への配慮として、電話可能な時間帯を事前に確認できていれば理想的

書面

書面（郵送）での通知は、応募書類を返却するタイミングに合わせて使うケースが一般的です。封書で送る形式は丁寧な印象を与えますが、配達に日数がかかるため、候補者への連絡が遅れてしまう点に注意が必要です。

現在はメールで通知した上で書類返却時に書面を同封するケースが多くなっています。

メリット	デメリット
書類返却と同時に対応できる	配達に時間がかかり候補者への連絡が遅れる
書面として手元に残る形式で誠実さを示せる	作成・郵送にコストと工数がかかる
書類選考後の通知として適切なケースがある	受け取りまでに候補者が不安を抱く可能性がある

書面で通知する際の大事なポイントは以下のとおりです。

• 封筒には「選考結果通知在中」などの文言を記載せず、候補者のプライバシーに配慮する
• 「親展」と記載し、本人以外が開封しないよう配慮する
• 書類返却が不要な場合はメール通知で十分のため、書面を使う必要があるか事前に検討する
• 郵送が遅れる場合は先にメールで不採用の旨だけを通知しておく

企業側の面接の断り方で注意したい5つのポイント！

この章では採用担当者が意識すべき5つのポイントを整理しています。

• ①早めのタイミングで連絡を行う
• ②応募への感謝の気持ちを伝える
• ③面接で感じた魅力や印象の良さを伝える
• ④相手に配慮した丁寧な言葉を選ぶ
• ⑤詳細な理由を無理に伝える必要はない

どの手段を使うにしても、面接の断り方には共通して注意すべきポイントがあります。そこで、面接の断り方で意識すべき5つのポイントをまとめました。

①早めのタイミングで連絡を行う

不採用の結果は、面接から3日程度を目安に、遅くとも1週間以内には通知することが望ましいとされています。候補者の多くは選考結果を待ちながら、他社への応募や内定承諾のタイミングを見計らっています。連絡が遅くなればなるほど、候補者の転職活動に支障をきたし、企業への不信感を招く原因になります。

もし社内の選考プロセスで1週間を超えることが見込まれる場合は、「現在慎重に選考を進めており、〇日頃にご連絡差し上げます」といった中間連絡を送ることで、候補者の不安を軽減することができます。面接翌日などの早すぎるタイミングも「きちんと選考されていない」という印象を与えることがあるため、2〜3日程度のインターバルを置いてから通知するのが自然です。

②応募への感謝の気持ちを伝える

候補者は数ある企業の中から自社を選び、書類作成・面接準備・当日の移動など、時間とエネルギーをかけて選考に臨んでくれています。その行動に対して感謝の意を示すことは、不採用通知における最低限のマナーです。

「ご応募いただき誠にありがとうございました」「ご多忙の中ご来社いただき、ありがとうございました」といった一言が、候補者の受け取り方を大きく変えます。感謝の言葉がない通知は、「一方的に利用されただけ」という印象を候補者に与えてしまいます。

③面接で感じた魅力や印象の良さを伝える

画一的なテンプレートのみで通知するよりも、候補者の良かった点や印象に残ったことを一言添えることで、「しっかりと見てもらえた」という感覚を候補者に与えることができます。「〇〇に関するお話が大変印象的でした」「培ってこられた経験は大変魅力的に感じました」といった一文が、不採用通知でありながら候補者の次の活動への前向きな気持ちを後押しします。

ただし、過度な称賛は「なぜ不採用なのか」という疑問を呼ぶ可能性があるため、簡潔に添える程度にとどめることが自然です。

④相手に配慮した丁寧な言葉を選ぶ

不採用の通知は、候補者にとって少なからず落胆を伴う知らせです。「残念ながら」「誠に恐縮ではございますが」「ご期待に添えない結果となりました」といった、相手の気持ちに寄り添った言葉を選ぶことが大切です。

直接的すぎる表現や、機械的な事務連絡のような文体は、候補者の心証を悪化させる可能性があります。また、「今回はご縁がございませんでした」という締めくくりは、候補者の今後の活躍を祈る意味合いも込められており、広く使われている丁寧な表現です。

⑤詳細な理由を無理に伝える必要はない

企業には候補者に不採用理由を通知する法的義務はありません。また、具体的な理由を記載することでかえって追加の質問や問い合わせ、最悪の場合トラブルに発展するリスクもあります。「慎重に選考を重ねた結果」「総合的に判断した結果」といった表現で十分です。

理由を伝える場合でも、「弊社の現在の採用枠に対し、より条件が合致する方を採用する運びとなりました」といった形で、候補者の人格や能力を否定しない言い回しを選ぶことが重要です。「コミュニケーション能力が低い」「社会人としての基礎がない」といった人格を否定する理由は絶対に記載してはなりません。

【コピペOK】企業側の面接の断り方の例文をケース別でご紹介！

この章では以下のケース別に例文を整理しています。

• 基本的な面接を断る例文
• ケースごとのカスタマイズ例文

ここでは実務でそのまま使える面接後の不採用通知例文を、ケース別にご紹介します。

基本的な面接を断る例文

以下の例文は「【不採用理由により変更】」の部分に状況に合った一文を入れるだけで送付できる形式です。理由を記載しない場合は該当箇所を削除してご使用ください。

件名：選考結果のご連絡【株式会社〇〇】 〇〇 〇〇 様 株式会社〇〇 採用担当の△△でございます。 このたびは弊社の求人にご応募いただき、また面接にお時間をいただきましたこと、誠にありがとうございました。 慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。 【不採用理由により変更】 ご応募いただいた〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 なお、ご提出いただきました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。（※返却する場合は「後日ご返送いたします」に変更してください） 末筆となりましたが、ご多用の中ご対応いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。 株式会社〇〇 採用担当 △△ 〒xxx-xxxx 東京都〇〇区〇〇〇-〇 TEL：03-xxxx-xxxx Mail：xxxx@xxxx.co.jp

ケースごとのカスタマイズ例文

理由を明記しない場合

慎重に選考を重ねました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。ご希望に添えず大変恐縮ではございますが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます

採用予定数に達した場合

ありがたいことに今回は多数のご応募をいただきまして、厳正なる選考を重ねた結果、定員に達したため採用を締め切らせていただくこととなりました。誠に心苦しい限りではございますが、今回は〇〇様の採用を見合わせていただきたく存じます。

採用計画や社内状況が変わった場合

誠に恐縮ではございますが、社内の採用計画の見直しを行うこととなりまして、当初予定していた募集を一時中断する運びとなりました。〇〇様のご経歴・ご経験は大変魅力的に感じておりましたが、このような事情により今回は採用を見送らせていただくこととなりました。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

求めるスキルや経験が募集ポジションと合わなかった場

厳正なる選考の結果、現在弊社が募集しているポジションが求める経験・スキル要件と比較した場合に、今回はご縁をいただくことが難しいと判断させていただきました。〇〇様のご経験そのものを否定するものでは一切ございませんので、ご了承いただけますと幸いです。

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不採用通知メールの詳しいテンプレートはこちらの記事も参考にしてください。

関連記事：お祈りメールのテンプレ文例を新卒・中途や選考ステップ別に解説！記載内容や送るべき理由とは？

法的に企業側のNGな断り方を確認！

採用活動において、企業には「採用の自由」が認められていますが、一定の法的規制のもとで候補者を不採用にできない、または条件付きでしか不採用にできないケースが存在します。

以下の表で法的に問題となりうる不採用理由と、その取り扱いを整理します。

不採用理由	法的位置づけ	対応の注意点
年齢を理由にした不採用	原則NG（雇用対策法違反）	年齢制限は原則禁止。例外事由（定年設定・長期キャリア形成目的など）に限り認められる場合がある
国籍・人種を理由にした不採用	NG（職業安定法違反）	特定の国籍・人種を理由とした不採用は禁止。在留資格の確認は採用後の手続き上のみで可
出身地・本籍地を理由にした不採用	NG（部落差別解消推進法等に抵触）	エントリーシートへの本籍地・帰省先記入欄の設置自体も差別を疑われる可能性がある
思想・信条を理由にした不採用	原則的に合法（三菱樹脂事件最高裁判決）	ただし、調査方法によっては問題になる場合がある。直接的な宗教・政治信条の質問は避けることが望ましい
性別を理由にした不採用	NG（男女雇用機会均等法違反）	募集・採用における男女差別は禁止。性別を選考基準にすることは違法
障害を理由にした不採用	合理的配慮を検討した上でなければNG（障害者雇用促進法）	障害の有無のみを理由とした不採用には合理的配慮の検討が求められる

また、条件付きで認められる可能性があるものとして、年齢制限については例外事由（例：定年年齢を上限とした期間の定めのない労働契約、長期勤続によるキャリア形成目的での若年者採用など）に該当する場合に限り、例外的に年齢要件を設けることが可能です。

不採用通知の文面においても、これらの事由を匂わせる記述は避けなければなりません。「若い方を求めているため」「弊社の社風に合う国籍の方」といった表現は、法的・倫理的に問題があります。

企業側の面接の断り方のNGワードもチェック！

法的な問題とは別に、不採用通知メールの文面として使用すると候補者に不快感を与えたりトラブルの原因になったりするNGワードや表現があります。送信前に以下の表を確認し、問題のある表現が含まれていないかチェックしてください。

NGワード・表現	問題点	代替表現の例
「不採用です」「採用できません」	断定的すぎてトラブルのもとになりやすい	「採用を見合わせていただくこととなりました」
「コミュニケーション能力が低いため」	候補者の人格・能力を否定する表現	具体的な理由は記載せず総合判断として伝える
「弊社の社風に合わないため」	曖昧かつ候補者を傷つける可能性がある	「募集要件との兼ね合いにより」などに置き換える
「残念ながら不採用となりました」（主語が曖昧）	誰が決定したのかが不明瞭	「弊社では採用を見送らせていただく」と主語を明確に
「また機会があれば」（具体性なし）	候補者に期待を持たせてしまう場合がある	再応募の可能性が本当にある場合のみ記載する
「貴殿」	事務的・冷淡な印象を与える	候補者のフルネームを記載する
宛名なし	不特定多数向けと受け取られ誠意が伝わらない	必ず氏名をフルネームで記入する
複数人への一斉送信（BCC管理ミス）	個人情報流出のリスクがある	送信前に宛先・宛名の個別確認を徹底する
「詳しい理由はお伝えできません」	冷たい印象を与え、候補者の不満を高める	理由は記載しないか、記載する場合は柔らかい表現を選ぶ

企業の面接の断り方に関するよくある質問と回答

ここでは、企業の面接の断り方に関するよくある質問と回答を整理しています。

• 連絡を保留にしていた候補者の面接を断る場合はどうすればよいでしょうか？
• 面接を断る理由を聞かれたらどう答えるべきでしょうか？
• 候補者が「再応募可能か」と聞いてきたらどう対応すればよいですか？
• 電話で面接を断る際のスクリプトも知りたいです。
• 選考に使用した書類はどうすればよいでしょうか？断る際に伝えるべきですか？

面接の断り方に関して、採用担当者がよく直面する場面別の対応方法をまとめました。

連絡を保留にしていた候補者の面接を断る場合はどうすればよいでしょうか？

基本的に候補者への回答を長期間保留にすることはNGです。

候補者は結果を待ちながら他社への応募機会を逃している可能性があり、長い保留は不誠実な対応として企業への不信感につながります。やむを得ず保留が続いていた場合は、通常よりも丁寧な謝意を加えた文面で通知することが重要です。以下を参考にしてください。

件名：選考結果のご連絡【株式会社〇〇】

〇〇 〇〇 様

株式会社〇〇 採用担当の△△でございます。

先日はお忙しい中、弊社の面接にお時間を割いていただきまして誠にありがとうございました。また、選考結果のご連絡が大変遅くなってしまいましたこと、深くお詫び申し上げます。

大変お待たせしてしまいましたにもかかわらず、このようなご連絡となってしまい誠に恐縮でございますが、慎重に選考を重ねました結果、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。

ご期待に沿えない結果となりましたことを心よりお詫び申し上げますとともに、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

株式会社〇〇 採用担当 △△

面接を断る理由を聞かれたらどう答えるべきでしょうか？

企業には不採用理由を開示する法的義務はありません。しかし候補者から質問があった場合に「理由はお伝えできません」と突き放すのは印象が良くないため、柔らかい言い回しで対応することが望ましいです。

「限られた採用枠の中で、今回は当社の募集要件と最も合致する方を採用する運びとなりました」「相対的な評価の結果として、今回はご縁をいただくことが難しかった」といった形で、候補者の能力を否定せずに伝えることがポイントです。具体的な評価内容（スコアや他者との比較など）は開示しないことが原則です。

候補者が「再応募可能か」と聞いてきたらどう対応すればよいですか？

再応募の可能性がある場合は「ご縁が生まれるタイミングがあれば、改めてご連絡差し上げる可能性もございます」「再度ご応募いただいた際には、あらためて選考させていただきます」と前向きなメッセージを伝えることができます。

一方、再応募を受け付けていない場合や、その可能性が低い場合には、曖昧に期待を持たせることは避け、「現時点では再応募の予定はございませんが、今後採用が再開された際は改めてご案内いたします」と誠実に伝えることが大切です。誤った期待を持たせることは、後にトラブルになりかねません。

電話で面接を断る際のスクリプトも知りたいです。

以下を参考にしてください。電話後は必ず同内容のメールを送ることをおすすめします。

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「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇 採用担当の△△と申します。〇〇様のお電話で間違いございませんでしょうか。」

「ただいま少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。」

「このたびは弊社の面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。社内で慎重に検討しました結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。」

「〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げております。本日はお電話にてご連絡を差し上げましたが、後ほど改めてメールでもご連絡させていただきます。」

「ご多忙の中、貴重なお時間をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。失礼いたします。」

選考に使用した書類はどうすればよいでしょうか？断る際に伝えるべきですか？

応募書類の取り扱いについては、不採用通知の文面に必ず記載することが望ましいです。

返却しない場合は「ご提出いただいた応募書類は、弊社にて責任を持って破棄いたします」と明記し、返却する場合は「後日ご返送いたします」と伝えてください。書類を廃棄する場合は、個人情報保護の観点からシュレッダー処理など適切な方法で破棄することが必要です。候補者に書類の取り扱いを伝えることは、「選考後の個人情報がどうなるか」という不安を取り除く意味でも重要な配慮です。

面接の断り方の負担を減らすには採用業務の効率化も重要

面接後の断り方は、候補者への誠意と企業の採用ブランドを守るための重要なコミュニケーションです。早期の通知・感謝の表明・丁寧な言葉選び・法的NGの回避という基本を押さえた上で、状況に合わせた例文を活用することで、一件一件の対応品質を高めることができます。

一方で、選考が増えるほど不採用通知の対応件数も増え、採用担当者の工数を圧迫するのも現実です。不採用通知の対応に追われながら、スカウト配信や面接調整まで行うことの限界を感じている採用担当者も多いのではないでしょうか。

AIスカウトサービス「RecUp」を活用することで、スカウト配信・候補者対応・選考管理にかかる工数を大幅に削減することができます。AIと採用のプロが連携し、スカウト返信率を1.5倍に向上させた実績を持つRecUpなら、採用活動全体の効率化を実現しながら、一人ひとりの候補者に丁寧に向き合える時間を生み出すことが可能です。最短3日での業務開始にも対応しています。

不採用通知の質を高めながら採用全体の負担も減らしたい採用担当者は、ぜひRecUpのご活用をご検討ください。

参考出典

株式会社ABABA「不採用通知に関する調査」
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000041.000068609.html